L’importance d’une structure organisationnelle efficace pour votre OBNL

La structure organisationnelle représente la division du travail entre les différentes fonctions (services, équipes de travail) de votre OBNL. Elle trace également les relations entre les paliers hiérarchiques de votre organisation.

Une structure organisationnelle bien pensée est essentielle pour maximiser l’impact de votre OBNL. Elle permet d’optimiser les ressources, de coordonner efficacement les projets et de favoriser l’atteinte des objectifs. Une structure efficace favorise également la transparence, améliore la communication interne et facilite la prise de décision. D’un autre côté, une organisation mal structurée peut entraîner de la démobilisation, une démotivation de votre équipe et une inefficacité dans la réalisation des projets.

Étant entrepreneure et gestionnaire depuis plus de 20 ans, j’ai été moi-même confrontée à certains enjeux directement reliés à la structure de l’organisation. J’ai aussi accompagné, notamment dans le cadre de mandats avec Bénévoles d’Expertise, des gestionnaires qui ont eu à faire face à des défis découlant d’une structure dysfonctionnelle.

Votre structure est-elle adaptée à vos besoins ? Comment la rendre plus efficace ? Voici quelques pistes de réflexion et conseils pratiques.

Comment savoir si votre structure est efficiente ?

Certains signes peuvent indiquer qu’il est temps de réévaluer votre organisation :

• Démobilisation et manque de motivation : Lorsque le personnel ou les bénévoles ne comprennent pas bien leur rôle, si les membres de votre équipe se sentent inutiles ou incapables d’utiliser leur plein potentiel, leur engagement peut diminuer. Cela peut résulter d’un manque de clarté dans les attentes, ou encore de leurs compétences qui ne sont pas bien utilisées par leur gestionnaire.
• Surcharge de travail :  Une répartition inégale des tâches entraîne de la frustration et un risque d’épuisement professionnel. Lorsque certaines personnes doivent compenser les lacunes organisationnelles, elles risquent de se démotiver ou même quitter votre organisation. Vous-même êtes aussi à risques de surcharge à réaliser des tâches sans valeur ajoutée pour compenser une structure déficiente.
• Résultats insatisfaisants : Une baisse de performance de votre équipe ou un manque d’efficacité dans l’exécution des projets peut être le signe d’une structure inadaptée. Si les objectifs ne sont pas atteints malgré les efforts déployés, il est peut-être temps de repenser vos processus et la répartition des responsabilités.

Comment construire la structure organisationnelle idéale ?

Voici quelques pistes à explorer pour optimiser le bon fonctionnement de votre OBNL.

1. Visualisez votre structure de rêve

Imaginez votre organisation comme si vous n’aviez aucune contrainte :  de quels talents serait-elle composée ? Quels changements permettraient d’améliorer vos services ? Cet exercice guidera vos décisions et vous aidera à identifier les ajustements à faire. Définissez les rôles et les interactions selon votre idéal avant d’adapter progressivement votre organisation en fonction des réalités du terrain. Réfléchissez aussi aux postes et aux paliers hiérarchiques nécessaires pour assurer un équilibre entre autonomie, développement et supervision.

2. Faites un diagnostic

Analysez votre structure actuelle en vous posant les bonnes questions :

• Est-ce que tous les fonctions et besoins de mon OBNL sont comblés et adéquats ?
• Est-ce que le conseil d’administration et la direction générale se concentrent sur leurs rôles respectifs ?  
• Est-ce que le niveau de supervision du personnel est adéquat ? Est-ce que les membres de votre équipe ont assez d’autonomie ?  Est-ce que le besoin d’encadrement est adéquat ?
• Quelles sont les forces et les faiblesses de votre équipe ? Identifiez ce qui fonctionne bien et ce qui génère des blocages. Évaluez votre personnel actuel de manière objective.
• Y a-t-il des déséquilibres dans la répartition des responsabilités ? Certaines personnes sont-elles surchargées pendant que d’autres sont sous-utilisées ?
• Votre structure soutient-elle efficacement votre mission ? Chaque rôle et chaque processus contribuent-ils à l’objectif global de votre OBNL ?

Faire appel à un regard externe peut être utile pour assurer l’objectivité de votre analyse et obtenir des suggestions d’amélioration.

3. Utilisez les talents au bon endroit

Attribuez les rôles en fonction des forces et compétences des individus. Une personne motivée et compétente dans un domaine spécifique sera plus performante et satisfaite. Adapter les responsabilités peut prévenir les frustrations et améliorer la motivation. Un bon exercice consiste à dresser un inventaire des compétences et des intérêts des membres de votre équipe. Vous pourrez ainsi identifier les lacunes à combler.

4. Soyez flexible

Les départs et évolutions de l’environnement exigent des ajustements continus. Lors d’un départ par exemple, il est peu probable de trouver dans le marché un talent équivalent en compétences et en expérience à tous les niveaux. Il faut donc être ouvert à faire des changements dans sa structure. Les départs sont aussi l’occasion de recruter de nouveaux talents venant combler vos déficits et vous rapprochent de votre structure idéale. Souvenez-vous qu’une structure trop rigide peut limiter votre capacité d’adaptation. Il est important de prévoir des mécanismes pour ajuster rapidement la répartition des tâches lorsque nécessaire.  Vous pouvez par exemple créer des binômes de travail ou assurer une connaissance partagée des tâches et processus pour ne pas vous rendre vulnérables lors de départs.

5. Explorez des solutions alternatives

Le manque de ressources est souvent un frein à votre structure idéale. Les personnes dirigeantes d’OBNL se retrouvent souvent à assumer une grande partie des tâches de soutien administratif. Considérez les pistes de solutions suivantes :

• L’embauche de ressources à temps partiel pour alléger la charge de travail sans trop alourdir les coûts.
• La sous-traitance ou l’embauche de pigistes pour libérer du temps pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques et sur vos plans d’action.
• Le bénévolat spécialisé : Des personnes professionnelles ou organismes comme Bénévoles d’Expertise peuvent offrir leurs compétences gratuitement ou à moindre coût.
• Des subventions : Certains programmes gouvernementaux offrent un accès à de la main-d’œuvre pour différentes fonctions pour soutenir les OBNL.

Vous pouvez aussi vous entourer de bénévoles qui sauront combler certains de vos besoins. Ces personnes peuvent faire partie intégrante de votre structure.

Quelles sont les meilleures pratiques pour améliorer votre structure et l’organisation du travail ?

• Communiquez efficacement : partagez régulièrement votre vision et vos attentes avec votre personnel. Une communication transparente renforce la confiance et l’engagement. Des rencontres individuelles ou d’équipe sur une base hebdomadaire sont un excellent moyen de partager l’information.
• Clarifiez et partagez votre organigramme : un schéma simple et accessible facilite la compréhension des relations d’autorité et de collaboration. Il favorise aussi la transparence.
• Utilisez des outils : intégrez des outils de gestion de projet, comme des diagrammes de Gantt ou des logiciels collaboratifs, pour optimiser les ressources et respecter les échéances.  Établissez des processus documentés pour des tâches récurrentes. Des outils comme le RACI (Responsable, Autorité, Consulté, Informé) peuvent être très utiles pour clarifier les responsabilités et améliorer la transparence.
• Formez vos équipes : investir dans le développement des compétences améliore l’autonomie, la motivation et l’efficacité. Sélectionner des formations qui répondront à la fois aux objectifs de développement des membres de votre équipe, mais aussi à ceux de votre organisation.
• Adaptez-vous en continu : revoyez votre structure régulièrement pour répondre aux évolutions de votre environnement, aux aspirations de votre personnel et aux besoins de vos bénéficiaires.

Conclusion

En tant que personne dirigeante d’un OBNL, vous avez l’opportunité de bâtir une structure qui soutient votre mission tout en offrant un cadre de travail clair et motivant à votre équipe. En investissant dans la flexibilité, la clarté des rôles et l’optimisation des ressources, vous renforcerez non seulement l’efficacité de votre organisation, mais aussi son impact sur la communauté. N’hésitez pas à demander le soutien de Bénévoles d’Expertise pour vous accompagner dans votre réflexion ou pour vous aider à solutionner un problème.