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Politique sur la protection des renseignements personnels

Ce document s’adresse aux membres, au personnel et aux divers partenaires de Bénévoles d’Expertise.

Bénévoles d’Expertise (ci-après : « BE ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. Dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, vous apprendrez comment notre organisation, recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels que vous pourriez lui fournir dans le cadre de l’utilisation de son site Internet, de l’utilisation de ses produits et services, y compris les outils électroniques et autres outils, les applications, forums, pages d’inscription aux activités, les publications, bulletins et annonces électroniques, ainsi que les dons en ligne ou par la poste (le Site et les services sont ci-après collectivement désignés les « Services »).

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels fait partie intégrante de nos Conditions d’utilisation, lesquelles décrivent les conditions que vous acceptez de respecter lors de votre utilisation de nos Services. Nous recueillerons, utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels conformément à nos obligations légales et tel que présenté à la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

En utilisant les Services, vous attestez avoir lu et compris la Politique sur la protection des renseignements personnels, et vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels. Si vous n’acceptez pas la présente politique, nous vous prions de ne pas utiliser les Services et ne fournir aucun renseignement personnel.

Objectifs

Cette politique a pour objectif de :
• Présenter les principes régissant la protection des renseignements personnels chez BE.
• Définir les rôles et responsabilités des différents intervenants en lien avec la protection des renseignements personnels.

Champ d’application

Cette politique s’adresse à nos membres, notre personnel, nos divers partenaires, nos personnes donatrices et à toutes les personnes qui visitent notre site Internet.

Cette politique est applicable aux Renseignements personnels recueillis, détenus, conservés, communiqués, utilisés ou détruits par BE.

Principes relatifs à la protection des renseignements personnels

BE s’engage à respecter et appliquer les principes relatifs à la protection des renseignements personnels. Les attentes détaillées auprès des divers responsables de l’application de la Politique sont plus amplement décrites dans les directives et procédures qui découlent de la présente Politique.

Responsabilité

BE est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris ceux confiés à un tiers aux fins de traitement.

1. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
• Nom ;
• Date de naissance, âge, genre ;
• Numéros de téléphone ;
• Adresse résidentielle ;
• Adresse courriel ;
• Adresse IP ;
• Information sur la carte de crédit, informations bancaires ou chèque ;
• Information bancaire pour les fournisseurs qui acceptent les virements par paiements bancaires ;
• Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires ou autrement).

2. Fin pour laquelle s’effectue la collecte de vos renseignements personnels

Bénévoles d’Expertise peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :
• Pour l’ouverture de votre dossier membre et ainsi recevoir nos Services ;
• Pour vous identifier dans notre système ;
• Pour gérer nos activités et événements de reconnaissance ;
• Pour répondre aux questions que vous envoyez par l’intermédiaire du Site, par courriel ou par téléphone ;
• Pour vous contacter à des fins de collecte de fonds ;
• Pour faciliter et traiter votre inscription à certains cours, événements et services ;
• Pour vous authentifier lorsque vous vous connectez à votre compte ;
• Pour communiquer avec vous par courriel au sujet de notre mission ou nos programmes et événements ;
• Pour administrer des outils en ligne (grâce auxquels nous pouvons vous fournir de l’information pour vous aider à atteindre vos objectifs de santé, y compris l’envoi de courriels de soutien qui favorisent les changements de style de vie positifs) ;
• Pour fournir et évaluer les programmes auxquels vous êtes inscrit ;
• Pour percevoir le paiement de vos dons et vos achats d’articles ou de billets en ligne ;
• Pour remettre des reçus aux fins de l’impôt, le cas échéant ;
• Pour faire le suivi des communications avec vous ;
• Pour améliorer le Site et faciliter le développement de nouveaux services, outils et fonctionnalités sur le Site qui correspondent à vos besoins ;
• Pour la segmentation du marché afin d’identifier les populations cibles ;
• Toute autre fin permise ou exigée par la loi.

3. Quand recueillons-nous vos renseignements

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels notamment lorsque vous :
• Utilisez nos Services ;
• Établissez un compte d’utilisateur ;
• Vous connectez à votre compte ;
• Faites un don ;
• Achetez un article depuis le Site ;
• Utilisez nos outils en ligne ;
• Envoyez une question ou un commentaire à notre organisation par courriel, téléphone ou par l’intermédiaire de notre Site ;
• Communiquez avec un membre de l’équipe ou du CA, une personne bénévole, un organisme par téléphone ou en personne ;
• Participez à un événement organisé Bénévoles d’Expertise;
• Affichez des commentaires, des messages ou autres contenus sur notre Site, y compris sur nos outils en ligne ou nos blogues, sur la page Web pour nous joindre ou par l’intermédiaire d’autres fonctionnalités du Site qui vous permettent d’afficher vos propres commentaires, messages et contenu ;
• Vous abonner aux communications électroniques, telles que notre bulletin électronique ;
• Utiliser des fonctionnalités de notre Site qui nécessitent des renseignements personnels.

Les renseignements personnels affichés, utilisés ou divulgués par l’intermédiaire d’une page LinkedIn, d’une page Facebook ou de tout autre site de réseautage social font l’objet de la politique sur la protection des renseignements personnels de ces sites Web et ne sont pas concernés par la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

4. Limitation de la collecte des renseignements personnels

BE détermine les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements personnels et informe les personnes concernées de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements. La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Consentement

BE informe la personne concernée et obtient son consentement pour toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels la concernant, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi. Le consentement peut aussi être donné par un représentant autorisé.

Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et ne doit pas être obtenu par un subterfuge.

5. Utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés sans votre consentement à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables. De temps à autre, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires et, le cas échéant, nous modifierons la présente Politique sur la protection des renseignements personnels pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

BE peut utiliser les renseignements personnels ou les communiquer à d’autres fins, si la personne concernée y consent ou si la Loi l’exige.
• Avec les fournisseurs de services qui assistent Bénévoles d’Expertise avec ses activités et ses Services, y compris les services offerts à la clientèle, le suivi et l’analyse des activités sur le Site, ainsi que le fonctionnement et l’entretien du Site. Ces fournisseurs de services et partenaires d’affaires ne peuvent utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins décrites dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ;
• Lorsque nécessaire pour protéger la sécurité, les biens ou autres droits de l’organisme, de ses représentants, et les utilisateurs des Services, y compris pour détecter et protéger contre la fraude ;
• Avec votre consentement; où lorsque requis ou exigé par la loi.

6. Traitement de données dans d’autres pays

Pour vous fournir des Services, nous pouvons utiliser des fournisseurs de services, de traitement de données et autres tierces parties pour la prestation de certains services en notre nom. Ces tierces parties peuvent sauvegarder, traiter et transmettre des renseignements personnels sur des serveurs qui sont situés à l’extérieur du Canada, dans les juridictions dont les lois sur la protection de la vie privée peuvent différer de celles du Canada, ce qui peut inclure les États-Unis d’Amérique. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part des gouvernements, des tribunaux ou de l’application de la loi dans ces juridictions, conformément aux lois desdites juridictions. Par exemple, nous pouvons partager les renseignements en réponse à des demandes valides de la part des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans ces pays.

Sous réserve des lois applicables dans ces autres juridictions, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les mesures de protection adéquates soient en place auprès de nos tierces parties, exigeant qu’elles maintiennent un niveau de protection des renseignements personnels équivalent à celui qui s’applique au Canada.

7. Liens vers d’autres sites

Le Site peut contenir certains liens vers d’autres sites Web ou ressources Internet, notamment ceux qui appartiennent à nos commanditaires ou partenaires. Quand vous cliquez sur l’un de ces liens, vous entrez en contact avec un autre site Web ou une autre ressource Internet qui peuvent recueillir des renseignements à votre sujet de façon volontaire ou par l’intermédiaire de témoins ou autres technologies. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection de la vie privée ou du contenu de tout site dont le propriétaire-exploitant est une tierce partie. Ces autres sites pouvant recueillir et traiter les renseignements recueillis différemment, nous vous encourageons à passer en revue et lire attentivement la politique sur la protection des renseignements personnels de chaque site que vous visitez.

8. Témoins, pixels-espions et autres technologies semblables.

Au cours de vos interactions avec les Services, nous pouvons utiliser de la technologie ou des services de collecte de données automatiques pour enregistrer et recueillir de l’information qui désigne votre ordinateur, qui fait le suivi de votre utilisation de ce Site et qui recueille d’autres renseignements personnels et sur vos habitudes de navigation Internet. Cette technologie de collecte de données peut inclure des témoins, des pixels-espions et autres marqueurs semblables faisant partie de ce Site afin de rehausser la fonctionnalité et la navigation pour nos personnes visiteuses.

Un témoin est un petit fichier de données qui s’inscrit sur le disque dur de votre ordinateur et permet à celui-ci de « garder en mémoire » de l’information lorsque vous visitez un site. Les pixels-espions et les marqueurs sont des petites chaînes de code utilisées avec un témoin pour nous permettre d’enregistrer l’activité sur notre Site. Les marqueurs Internet, les marqueurs graphiques et autres fonctions semblables à celles des pixels-espions nous permettent de compter le nombre de personnes qui ont visité une page Web particulière ou d’accéder à certains témoins. Nous pouvons utiliser des pixels-espions sur ce Site pour compter le nombre de personnes utilisatrices et pour reconnaître ces dernières en accédant à nos témoins. Être en mesure d’accéder à nos témoins nous permet de personnaliser ce Site et d’améliorer votre expérience sur ce Site. Nous pouvons également inclure des pixels-espions dans les messages courriel au format HTML que nous envoyons pour déterminer quels messages courriel ont été ouverts.

Les renseignements dont le suivi est effectué à l’aide de ces mécanismes sont, notamment, les suivants :
• Votre adresse IP ;
• Le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés ;
• Les pages du Site qu’une personne utilisatrice visite ;
• Les autres sites Web qu’une personne utilisatrice a visités avant de visiter ce Site.

Veuillez noter que seul Bénévoles d’Expertise peut utiliser des pixels-témoins sur son Site. Vous pouvez refuser ou désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur selon les instructions fournies dans le fichier d’aide de votre fournisseur de services Internet. Remarquez qu’en choisissant de désactiver les témoins, vous pouvez limiter votre accès à certaines des fonctionnalités personnalisées de ce Site. Les témoins et les pixels-espions ne recueillent ni ne contiennent aucun de vos renseignements personnels.

9. Google Analytics

Notre Site utilise Google Analytics, un service d’analyse web de Google inc. (ci-après désigné « Google »), ou une autre technologie comparable. Google Analytics utilise des « témoins », soit des fichiers de données qui s’inscrivent sur votre ordinateur, pour analyser la façon dont vous utilisez notre Site. L’information que les témoins enregistrent concernant votre utilisation de notre Site (y compris votre adresse IP) est transmise à un serveur de Google aux États-Unis où elles sont stockées. Google utilisera cette information pour évaluer votre utilisation de notre Site, compiler des rapports sur l’activité du Site pour nos responsables du Site et fournir les détails de toute autre activité sur le Site relativement aux services Internet. De plus, Google peut transmettre cette information à un tiers, lorsque cela est requis par la loi ou lorsque le tiers est chargé du traitement de cette information pour le compte de Google. Google n’utilisera jamais votre adresse IP dans le cadre de toute autre information détenue par Google, peu importe la situation. Vous pouvez configurer votre navigateur Internet pour interdire l’enregistrement de témoins, toutefois, il importe de souligner que sans les témoins, certaines caractéristiques et fonctionnalités de notre Site seront inutilisables.

En utilisant notre Site, vous consentez au traitement des données que Google a recueillies à votre sujet, selon la manière décrite et aux fins susmentionnées. Le consentement pour la collecte et la conservation des données peut être retiré en tout temps, en cliquant sur le lien suivant : https://tools.google.com. Étant donné que l’utilisation d’outils d’analyse qui contiennent les adresses IP complètes fait l’objet de débat continu, nous tenons à souligner que notre Site utilise la fonction « Masquer IP » de Google Analytics qui fonctionne avec une forme raccourcie des adresses IP afin d’éviter une identification directe et personnelle.

En outre, nous utilisons des témoins pour effectuer des évaluations de fréquence, d’utilisation de pages particulières et de marketing. En ce qui a trait aux évaluations susmentionnées, nous utilisons l’information enregistrée à l’aide des témoins sans qu’il y ait un lien avec vos renseignements personnels, ce qui rend le tout entièrement anonyme.

Vous pouvez configurer votre navigateur Internet de sorte que vous puissiez recevoir des avis lorsque des témoins s’inscrivent, vous pouvez décider dans chaque cas si vous souhaitez accepter les témoins, ou vous pouvez refuser d’accepter tous les témoins. Toutefois, si vous refusez les témoins, vous pouvez limiter la façon dont vous pourrez utiliser notre Site. Vous pouvez supprimer les témoins qui sont déjà enregistrés sur votre disque dur en tout temps. Les détails sur la façon de procéder se trouvent dans le guide d’utilisateur de votre programme de navigateur Internet.

10. Sécurité

Dans le but de protéger vos renseignements personnels, BE utilise des mesures de sécurité qui tiennent compte de la sensibilité desdits renseignements.

Nous maintenons des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès non autorisé. Tous les renseignements personnels que vous nous fournissez sont échangés par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé. Malheureusement, la sécurité de toute transmission de données par Internet ne peut être entièrement garantie. Par conséquent, bien que nous soyons pleinement engagés à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité de toute information ou tout renseignement personnel que vous nous fournissez.

Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner l’accès à votre compte sur notre Site, toutefois, il incombe à vous seul de maintenir la confidentialité de votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et de tout autre renseignement lié à votre compte. Nous prenons également des mesures raisonnables pour veiller à ce que le personnel et les bénévoles de Bénévoles d’Expertise comprennent l’importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels et que les personnes non autorisées ne doivent pas avoir accès aux renseignements personnels dont nous avons disposés ou détruits.

11. Accessibilité et exactitude de vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous et nous répondrons à votre demande selon les délais prévus par les lois applicables. Nous devrons vérifier votre identité avant de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Une telle demande d’accès est sans frais. Remarquez que nous ne pouvons pas autoriser l’accès à vos renseignements personnels lorsque ceux-ci ne peuvent être séparés des renseignements sur d’autres personnes, ne peuvent être divulgués pour des raisons de sécurité ou de secret commercial, ou sont protégés par un privilège juridique. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner l’accès à vos renseignements personnels, nous vous aviserons des raisons du refus d’accès.

Vous pouvez demander qu’une mise à jour ou des changements à vos renseignements personnels soient effectués en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Nous nous efforcerons de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que vous identifiez être inexacts ou incomplets. Au besoin, les changements seront également transmis aux tiers pertinents ayant accès à ces renseignements.

12. Communications par courrier électronique ou courriel

Bénévoles d’Expertise respecte la Loi canadienne antipourriel (LCAP) et ne vous enverra pas de communications électroniques qui contreviennent à cette Loi.

Nous veillerons à ce que chacun de nos courriels offre l’option et les consignes d’exclusion nécessaires, si vous ne voulez plus recevoir de courriels de Bénévoles d’Expertise à l’avenir. Vous pouvez annuler les envois en cliquant sur le lien fourni dans le courriel, en envoyant un courriel à , ou en nous téléphonant 418 914-5589.

Si nous n’avons pas votre consentement exprès pour l’envoi de communications électroniques, nous ne communiquerons avec vous qu’aux fins limitées permises par la LCAP.

13. Modifications à la présente politique sur la protection des renseignements personnels

Bénévoles d’Expertise peut, de temps à autre et à sa seule discrétion, modifier la présente politique sur la protection des renseignements personnels sans vous donner de préavis à cet effet. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Bénévoles d’Expertise sont régies par la version de la présente politique sur la protection des renseignements personnels alors en vigueur. Nous afficherons la version la plus récente sur notre Site, veillant à préciser au bas de cette page la date de révision de cette politique sur la protection des renseignements personnels. Veuillez vérifier cette politique sur la protection des renseignements personnels périodiquement pour vous assurer d’être au fait de toute mise à jour ou de tout changement. Votre utilisation continue de notre Site à la suite de changements apportés à la présente politique sur la protection des renseignements personnels constitue votre consentement aux dispositions de la politique sur la protection des renseignements personnels modifiée.

Votre consentement aux dispositions de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels

Lorsque vous utilisez nos Services et que vous nous fournissez vos renseignements personnels, vous consentez à ce que Bénévoles d’Expertise puisse recueillir vos renseignements personnels et vous consentez sciemment à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et au transfert de vos renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels. Si vous n’acceptez pas la présente politique sur la protection des renseignements personnels, veuillez ne pas utiliser les Services ou de ne fournir aucun renseignement personnel. Si vous ne comprenez pas la nature, l’objet et les conséquences de la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à Bénévoles d’Expertise, nous vous prions de ne pas utiliser les Services, de ne fournir aucun renseignement personnel et de communiquer avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous afin que nous puissions répondre à vos questions ou préoccupations.

Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins identifiées dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels en tout temps, en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, vous reconnaissez que Bénévoles d’Expertise peut ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être utiles.

Rôles et responsabilités

Conseil d’administration

a) Approuve la présente politique et ses modifications, le cas échéant ;
b) Désigne Nancy St-Pierre responsable de l’application de la présente politique.

Direction générale

a) Rédige, modifie et recommande la présente politique et ses modifications, le cas échéant, au conseil d’administration.

Responsable de la protection des renseignements personnels

a) Agit à titre de personne responsable de la présente politique ;
b) Gère l’application de la présente politique et des directives en découlant ;
c) Agit à titre de responsable pour la gestion de tout incident en lien avec la protection des renseignements personnels conformément aux lois applicables ;
d) Rend compte périodiquement au Conseil d’administration sur la gestion de la présente politique ;
e) Agit à titre de répondant pour toute question relative à la protection des renseignements personnels.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

BE donne la possibilité de porter plainte en cas de non-respect des principes relatifs à la protection des renseignements personnels, en établissant des politiques et directives en rapport avec le traitement des plaintes et le règlement de différends qu’elle rend accessibles aux personnes concernées.

Pour nous joindre

Nous accueillons vos commentaires. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations quelconques concernant cette politique sur la protection des renseignements personnels, ou si vous choisissez l’une ou l’autre des options suivantes :
• Consulter les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour en vérifier l’exactitude, en faire la mise à jour ou les supprimer de nos dossiers ;
• Demander que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous ;
• Signaler toute violation de la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :
Nancy St-Pierre
418 914-5589

Révision

Cette politique est révisée au besoin sans excéder l’échéance d’une période de 3 ans débutant à la date de son adoption ou de sa dernière révision.

Entrée en vigueur et révision

Cette politique sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 22 septembre 2023.

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