FAQ organisme
La mission de Bénévoles d’Expertise (BE) est d’offrir des services de soutien en gestion et en gouvernance aux organismes à but non lucratif par le bénévolat de compétences.
Pour pouvoir devenir membre de Bénévoles d’Expertise et bénéficier des services, les organismes doivent répondre à un des deux premiers critères d’admissibilité mentionnés ci-après et au suivant.
- Être un OBNL à vocation sociale, offrant des services de première ligne aux gens qui vivent des situations de vulnérabilité, qui agit au Québec et qui détient un numéro de bienfaisance (RR) octroyé par l’ARC.*
- Être un OBNL (sans numéro de bienfaisance) de toute autre vocation (ex. : sport, loisir, culture, culture professionnelle, environnement) reconnu par les Villes de Québec et de Lévis ou des MRC de Portneuf et de la Côte-de-Beaupré.
- Être dirigé par un conseil d’administration indépendant du réseau public et être ainsi libre de déterminer sa mission, ses orientations, ses approches et ses pratiques. *
Ils doivent également obtenir une résolution de leur Conseil d‘administration et la joindre au formulaire de demande d’accompagnement.
Ne sont pas admissibles les fondations, les fédérations, les regroupements, les coopératives, les centres de la petite enfance, les établissements scolaires et les organisations à vocation religieuse. Certaines exceptions peuvent s’appliquer.
Les fondations ne sont pas des organisations à but non lucratif à vocation sociale. Elles récoltent des dons afin de redonner certes, mais elles n’offrent pas de services à la communauté. Elles aident les organisations.
De même pour les tables de concertation. Elles sont un regroupement d’organisations et non une organisation à vocation sociale offrant des services à la communauté. Idem pour les fédérations puisqu’il s’agit de regroupements qui offrent des services à des organismes.
Bénévoles d’Expertise peut, selon les exigences de l’Agence du revenu du Canada, réaliser jusqu’à 10 % des mandats auprès d’organismes qui ne sont pas à vocation sociale ou qui n’ont pas de numéro de bienfaisance.
BE offre de l’accompagnement aux organismes en sport, en loisir et en culture des Villes de Québec et de Lévis et des MRC de Portneuf et de la Côte-de-Beaupré. Il s’agit d’une clause inscrite dans l’entente signée avec ces entités municipales. Ces organismes doivent cependant être reconnus par ces dernières. Ces ententes sont d’une durée de 3 ans.
Les services d’accompagnement sont gratuits.
Les ateliers de développement de compétences ou les démarches de codéveloppement et de la Communauté d’apprentissage en gouvernance sont payants.
Le bénévolat de compétences est un engagement social ponctuel qui permet à des individus de partager leurs compétences aux gestionnaires d’OBNL.
Ce transfert de connaissances se réalise pour un développement individuel, collectif et social et dans une approche d’enrichissement mutuel.
À Bénévoles d’Expertise, nous proposons une approche souple et ouverte où toutes les parties prenantes sont invitées à partager leurs savoirs et leurs connaissances afin de favoriser la transformation sociale. Cette formule met de l’avant les capacités individuelle et collective à se prendre en charge et à trouver des solutions réalisables.
- Gouvernance
- Ressources humaines
- Finance
- Développement des affaires
- Planification stratégique
- Communication et marketing
- Affaires légales
- Technologies de l’information
- Optimisation de processus
Le bénévolat de compétences favorise la pérennisation des organisations en renforçant leur capacité à répondre aux besoins de la communauté.
La personne bénévole experte permet de :
- Obtenir des solutions réalistes et viables dans le temps ;
- Avoir un regard objectif et neutre de la situation ou des actions à entreprendre ;
- Avoir un regard neuf sur les processus ;
- Développer des outils et de nouvelles façons de faire afin de favoriser l’efficacité dans le fonctionnement de l’organisme ;
- Accroître le potentiel de l’organisation ;
- Etc. (Les avantages d’être accompagné)
Les gestionnaires (direction et CA) de l’organisme doivent être mobilisés, investir le temps requis à la réalisation des travaux et y déployer les ressources nécessaires.
Après avoir reçu le formulaire d’adhésion et la résolution du conseil d’administration, une rencontre d’environ 2 heures entre l’organisme et la coordination des services de BE est à réaliser afin de faire une analyse du contexte organisationnel de l’organisme.
Suite à cette rencontre, un plan de travail est rédigé et déposé. Le responsable de l’organisme doit en prendre connaissance, le bonifier au besoin, le présenter à l’ensemble des parties concernées et le retourner à Bénévoles d’Expertise afin d’officialiser le tout.
Dès que le 1er mandat à réaliser est identifié, l’organisme peut maintenant être jumelé à une personne bénévole experte.
Bien qu’il y ait plusieurs étapes, chacune d’elles est nécessaire pour offrir un service professionnel qui correspondra vraiment aux besoins des organismes. BE désire offrir une démarche structurée et professionnelle. Cette rigueur permet une offre personnalisée et favorise la réussite des mandats.
Tout dépend de la nature de la demande, de l’état d’urgence et de la disponibilité des parties. Il est possible d’envisager un délai d’environ 2 à 3 semaines.
Un membre de l’équipe de la coordination des services rencontre la future personne bénévole experte afin de mieux la connaître, valider son expertise, ses intérêts, ses motivations et ses disponibilités. Les services de BE, les rôles des bénévoles , les différentes étapes du processus d’accompagnement sont aussi présentés. Les attentes à l’égard de la personne bénévole lui sont expliquées.
Grâce à cette rencontre, la coordination des services est en mesure, avec la future personne bénévole experte, de déterminer si BE est le meilleur endroit pour elle de se réaliser dans son action bénévole et si l’approche du bénévole correspond à l’image que BE veut projeter.
Nos bénévoles sont des femmes et des hommes qui proviennent de tous les milieux professionnels, œuvrent en consultation, sont à la retraite ou la semi-retraite, qui travaillent ou ont travaillé dans la fonction publique, en entreprises privées, le milieu communautaire ou de façon autonome.
Les personnes bénévoles expertes doivent participer à une séance d’information de groupe afin de mieux saisir l’univers des OBNL, leur fonctionnement, leur gouvernance et de bénéficier du témoignage d’une personne bénévole experte d’expérience.
Cette rencontre permet de :
- sensibiliser la personne bénévole experte aux différentes réalités des OBNL (les types d’OBNL, les modèles de gouvernance, les rôles des instances en place, leurs principaux défis, etc.) ;
- préciser le rôle et les limites du bénévole ;
- faire un retour sur les attentes à l’endroit des bénévoles ;
- rencontrer d’autres gens engagés.
Non. Cependant, bien que chacune des personnes bénévoles expertes teinte de sa personnalité et de son expérience chacun de leurs mandats, elles doivent respecter le processus d’accompagnement établi, proposé et harmonisé par BE. Elles doivent ainsi respecter certaines étapes comme la réalisation d’une convention de mandat et une évaluation de fin de mandat. Ils doivent également faire des suivis à la coordination des services, leur émettre leurs constats, leurs observations, leur lecture de la situation.
La personne bénévole experte écoute, accompagne, recommande et coache. Les bénévoles reçoivent une formation en transfert de connaissances et d’expertise.
C’est un accompagnement ponctuel qui répond à un besoin spécifique d’un OBNL et qui est réalisé avec l’accompagnement d’une personne bénévole experte dans un temps déterminé. Différents types de mandats sont possibles en fonction des besoins et de la réalité de l’organisme et de l’expertise des bénévoles.
Un plan de travail est rédigé, par un membre de l’équipe de coordination, à la suite d’une rencontre d’analyse de besoins de l’organisme, présentant un ensemble de mandats à réaliser. Quand ce plan de travail est approuvé par l’organisme, un mandat peut commencer. La personne bénévole et l’organisme établissent le cadre de réalisation, c’est-à-dire les limites, les objectifs et l’échéancier.
Il est important de noter que le plan de travail est flexible et interactif. De plus, l’organisme a toujours la possibilité de déposer une autre demande d’accompagnement, pour un mandat bien précis.
Plus d’une centaine de sujets peuvent être traités dans les neuf champs d’expertise.
En voici quelques-uns :
- Règlements généraux – Gouvernance
- Processus d’embauche, révision ou élaboration d’une politique d’équité salariale – Ressources humaines
- Plan comptable – Finance
- Stratégie de financement – Développement des affaires
- Plan d’action – Planification stratégique
- Plan de communication – Communication et marketing
- Renouvellement de baux – Affaires légales
- Conformité de politiques de gouvernance de données en lien avec la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels – Technologies de l’information
- Organisation du travail optimale – Optimisation de processus
- Etc. (Les expertises)
Dès leur première rencontre, ils établissent ensemble une façon de communiquer et de travailler qui convient aux deux parties. Tout ceci en respect des disponibilités de chacun.
Voilà un autre avantage de l’approche personnalisée de BE. La coordination des services reste en contact avec l’organisme tout au long des mandats. Elle peut ainsi évaluer rapidement l’évolution des mandats et mettre en place les ajustements nécessaires s’il y a lieu. D’autres mandats sont aussi prévus afin de terminer parfois le travail amorcé. Au besoin, si d’autres actions sont nécessaires, d’autres bénévoles peuvent y travailler. C’est l’ensemble de tout ce travail qui permet l’atteinte des objectifs et des retombées positives pour l’organisme.
L’évaluation de fin de mandat réalisée par l’organisme est aussi une source (mesure) d’information permettant d’évaluer l’impact et de toujours évoluer dans les façons de faire auprès des organisations et des bénévoles.
Dans le Code d’éthique de BE, les membres (bénévoles, organismes communautaires, sympathisants), les membres du conseil d’administration et le personnel, adhèrent et consentent à s’engager à respecter les règles de confidentialité suivantes :
- Assurer la confidentialité des informations sensibles et prendre les moyens nécessaires pour en défendre l’accès, notamment en les conservant dans un endroit sécuritaire ;
- Ne pas utiliser les informations confidentielles et privilégiées dans le but d’en retirer un avantage personnel ou de négocier un contrat ;
- En toutes circonstances, ne pas divulguer des renseignements personnels au sujet de BE ou d’un membre, sans son autorisation.
Ce consentement est annuel. Les membres doivent renouveler leur consentement dès le 1er avril de chaque année.
Il est parfois souhaité par les bénévoles de se faire rembourser des frais de déplacements et/ou stationnement, si ce dernier n’est pas gratuit. Il n’y a aucune obligation de la part des organismes. Cette décision est déterminée entre l’organisme et la personne bénévole.
Malheureusement, Bénévoles d’Expertise ne diffuse pas ou ne partage pas les postes à pourvoir au sein des CA d’OBNL.
Cependant, des personnes bénévoles expertes en gouvernance peuvent accompagner les OBNL dans le processus de recrutement pour identifier les profils recherchés, établir le plan d’action de la mise en candidature, analyser les candidatures, etc.
Bénévoles d’Expertise possède plusieurs documents de références sur le sujet et a également publié des blogues sur la recherche de membres de CA.
Aussi, Bénévoles d’Expertise peut partager une liste d’endroits où il est possible d’afficher les postes dont au Collège des administrateurs de sociétés ou La Cuvée.