Un cadre de référence – fierté, légèreté et sens

Lors de son assemblée générale annuelle en 2024, Bénévoles d’Expertise (BE), a présenté, la première version, de son cadre de référence à ses membres. Ce cadre de référence créé pour être un legs est, désormais, un incontournable pour l’organisme.

Nous partageons ici notre expérience et expliquons pourquoi il s’agit d’une bonne pratique à mettre en place dans votre organisation.

Un legs  

1. L’historique

L’idée de mettre en place un cadre de référence pour BE est née d’un besoin de la direction générale de laisser une trace écrite sur la posture, les limites et l’espace dans lequel devrait se réaliser la mission.

Après 12 ans d’existence, il devenait nécessaire de mettre sur papier ce qui nous guide dans nos décisions, dans nos réalisations, et dans tous les mandats réalisés par et pour les organismes en collaboration avec des bénévoles et la coordination de BE. Beaucoup d’éléments étaient contenus dans la mémoire de notre direction générale en poste depuis notre création. En cas de départ ou d’absence de sa part, cette situation aurait pu fragiliser l’organisation. Ainsi, ayant été inspirés par d’autres pratiques similaires[1], et voulant favoriser une bonne gestion des risques et de la relève, la mise en place d’un cadre de référence est apparue cruciale.

2. Le processus

Il n’y a pas de bon moment pour mettre en place un tel document, mais il est préférable que votre organisme soit à un stade de consolidation. En effet, une certaine maturité de l’organisation est nécessaire à la création d’un tel document.

Pour la réalisation d’un tel cadre, il est essentiel que l’ensemble des parties prenantes de l’organisme soient intégrées au processus de rédaction du cadre de référence. Ainsi, pour le créer, BE a consulté : son équipe, son conseil d’administration, mais surtout des organismes membres ainsi que des personnes bénévoles expertes impliquées depuis plusieurs années.

Il est important de bien choisir les personnes à inclure dans le processus comme :  

• Des personnes clés de l’organisation ;
• Des personnes qui connaissent l’organisme depuis un certain temps. Il peut aussi être pertinent d’impliquer les nouvelles ressources qui pourraient apporter un regard neuf ;
• Des personnes qui souhaitent partager leurs expériences ;
• Des personnes ouvertes à l’échange.

L’important est d’avoir un groupe de personnes qui représente bien l’organisme et ses membres.

La consultation de ces personnes peut se faire sous diverses formes : participation à des groupes de discussion, à la rédaction, ou encore à la relecture.

Pour réussir la mise en place d’un tel projet, il vous faudra :

• Faire preuve de patience: un tel processus nécessite de prendre du recul et du temps ;
• Faire preuve d’ouverture: il est nécessaire de laisser de la place pour toutes les personnes impliquées afin d’avoir des échanges ;
• Faire preuve de clarté: il est important d’avoir un objectif clair et de bien le communiquer aux personnes impliquées dans le processus.

Un incontournable

1. Le contenu

En proposant un cadre de référence, Bénévoles d’Expertise avait pour objectif d’offrir à l’ensemble des membres et de son équipe, un outil pour les soutenir et les accompagner dans le bon déroulement d’un mandat et d’assurer une uniformité dans l’offre de service. 

Ainsi, le cadre de référence de BE contient principalement :

• Les définitions des termes importants ;
• Les principales attentes ;
• Les moyens préconisés ;
• Les approches adoptées ;
• Les rôles des parties prenantes.

Notre cadre reflète les pratiques et expériences des 10 premières années d’opération de BE. Pour permettre le succès d’un tel cadre, il sera crucial d’avoir :

• Une réflexion approfondie sur les objectifs de ce cadre ;
• Une définition du comment et de vos besoins pour atteindre les objectifs déterminés ;
• Des objectifs clairs dès le départ pour s’y référer en tout temps afin de recentrer les discussions.

Voici quelques exemples d’objectifs que pourrait avoir votre cadre de référence :  

• Clarifier la posture des personnes qui offre le service ;
• Affirmer la culture organisationnelle que vous souhaitez instaurer ;
• Uniformiser les pratiques, tout en prônant la flexibilité.

Dans tous les cas, le plus important est que votre cadre de référence reflète votre réalité.

2. L’après

Pour en faire un incontournable, il sera nécessaire que l’ensemble des personnes impliquées dans l’organisation prenne connaissance de ce document et se l’approprie. Un plan de diffusion doit être élaboré. Il pourrait être présenté :

• Lors de l’accueil des membres ;
• Lors d’événements ;
• Lors de rencontres d’équipe ;
• Dans des infolettres thématiques ;
• Sur vos réseaux sociaux.

Il est également important de laisser vivre ce document, et qu’il demeure ouvert aux évolutions et aux changements. À titre d’exemple, un recueil de commentaires peut être mis à la disposition de l’équipe pour recueillir, tout au long de l’année, des notes, des modifications, des ajouts, des clarifications, des suppressions. S’en suivra une révision annuelle du contenu.

Fier de notre expérience, Bénévoles d’Expertise vous invite à mettre en place votre propre cadre de référence. Des personnes bénévoles expertes peuvent même vous accompagner afin d’en réaliser un aux couleurs de votre organisme.

C’est maintenant à votre tour ! Vous verrez, comme gestionnaire, un sentiment de fierté et de légèreté vous habitera.