La culture de l’évaluation
Un conseil d’administration d’organisme à but non lucratif (OBNL) se définit habituellement par son rôle et ses responsabilités envers l’organisation. Mais, plus fondamentalement, il s’agit d’un groupe de personnes engagées envers la mission, les valeurs et la vision de l’organisme, mettant en commun leurs compétences pour orienter et soutenir son développement.
Ce groupe forme une équipe. Or, comme toute équipe, sa réussite repose sur certaines caractéristiques essentielles : objectifs communs, vision partagée, respect et confiance mutuels, capacité d’adaptation et d’apprentissage, cohésion et sentiment d’appartenance, le tout soutenu par un leadership inspirant et participatif.
À l’image d’une équipe sportive ou d’un groupe de développement de produits, le conseil ne peut se fier uniquement à ses résultats pour évaluer sa performance. Pour progresser et s’améliorer, il doit aussi analyser son mode de fonctionnement en fonction de critères précis et adaptés à son rôle.
La préoccupation du CA à évaluer son fonctionnement peut aussi constituer une première étape en vue d’instaurer une culture de l’évaluation dans la vie de l’organisme dont il est responsable. Les organismes collectent, au fil de leurs activités, plusieurs données sur l’utilisation de leurs services, les caractéristiques des clientèles desservies, leurs besoins et leurs souhaits notamment. Plusieurs de ces données sont demandées dans des redditions de compte par des organismes subventionnaires ou des partenaires. Elles sont aussi utilisées pour la présentation du rapport annuel.
La direction générale et son équipe ainsi que le CA peuvent utiliser cette information pour l’approfondir et la compléter pour évaluer le fonctionnement de l’organisme et son action dans la communauté. Ces informations peuvent aussi alimenter la réflexion des acteurs de l’organisme et le processus de décision de la DG et du CA. [1]
Un outil d’autoévaluation des CA
Dans cette perspective, Bénévoles d’Expertise (BE) a conçu un outil d’autoévaluation du conseil d’administration, structuré autour de trois volets :
- Les comportements attendus des membres du CA à titre individuel ;
- Les modes de fonctionnement attendus du CA ;
- Les qualités et les pratiques attendues de la présidence.
L’exercice requiert l’adhésion de tous les membres, y compris la présidence, et doit être réalisé dans un esprit d’amélioration continue plutôt que de jugement.
L’approche
L’autoévaluation proposée par BE vise à aligner les conseils d’administration sur les meilleures pratiques de gouvernance. Le processus repose sur quatre principes directeurs :
- Transparence
- Confidentialité
- Bienveillance
- Amélioration continue
Le processus comprend trois séries d’énoncés auxquels répondent les membres du conseil. Deux de ces séries incluent des questions ouvertes. Les thèmes sont :
- L’autoévaluation individuelle des membres ;
- L’évaluation du fonctionnement du CA ;
- L’évaluation de la présidence.
Toutes les réponses sont recueillies de façon anonyme grâce à un outil de compilation simple d’utilisation.
Les personnes impliquées
Le CA ou son comité de gouvernance détermine le moment opportun pour réaliser l’exercice et désigne une personne responsable de sa gestion.
Cette personne, qui agit comme soutien technique, doit :
- Envoyer les questionnaires ;
- Compiler les résultats ;
- Produire le rapport destiné au CA.
Elle doit être une personne de confiance, à l’aise avec des outils de base (Excel, Word), mais ne pas être la direction générale (DG) ni un membre du personnel, afin de préserver la confidentialité.
Tout le processus est accompagné par une personne bénévole experte, qui soutient le CA de manière impartiale dans l’analyse des résultats et dans l’identification des actions à entreprendre.
Les suites du rapport
Le rapport d’autoévaluation permet au CA, dans un plan d’amélioration :
- D’identifier et de valoriser ses bonnes pratiques afin de les maintenir ;
- De cibler ses points d’amélioration et de les traduire en actions concrètes, assorties d’échéances et de responsables.
L’équipe de coordination de BE peut accompagner le CA dans la mise en œuvre de ce plan et proposer des mandats adaptés.
BE recommande de répéter l’exercice annuellement, à un moment fixe qui s’intègre au plan de travail annuel du CA.
Si la démarche d’autoévaluation proposée par BE vous intéresse, n’hésitez pas à contacter l’équipe, car c’est dans le cadre d’un mandat d’accompagnement que les outils développés par BE sont rendus disponibles.
Et la direction générale ?
La direction générale n’est pas directement impliquée dans l’autoévaluation du CA. Son rôle est simplement d’en faciliter la réalisation, puisque l’exercice concerne le conseil en tant qu’instance dirigeante, et non la DG, l’instance exécutive, qui relève de celui-ci.
Cependant, la DG peut elle aussi bénéficier d’un processus d’évaluation, structuré autour de :
- Ses objectifs annuels, définis en lien avec ceux du CA ;
- Les attentes spécifiques du CA à son égard ;
- Ses attentes envers le CA.
Cet exercice est organisé et supervisé par un comité du CA, incluant la présidence du conseil. Le comité rend compte des résultats au CA. Une personne bénévole experte peut aussi fournir un accompagnement pour cet exercice.
Des craintes ?
Il se peut que des CA ou leur présidence aient des appréhensions à s’engager dans une démarche d’autoévaluation. C’est un réflexe normal en certaines circonstances. Il y a lieu alors de préciser ces craintes. Si, par exemple, un malaise existe au sein du CA, il peut être plus facile de l’aborder à l’occasion d’un processus d’autoévaluation comme celui ici proposé. Ce dernier permet d’évaluer le fonctionnement dans une perspective positive, sans jugement et de façon anonyme. Ainsi, les éléments créant le malaise sont nommés de manière plus précise, permettant de les discuter sans personnaliser le débat, mais dans une perspective d’amélioration du groupe.
Ce texte a été rédigé par Jean-Yves Simard, bénévole expert en gouvernance.
Référence :
[1] Johnson, Hélène, bénévole experte en évaluation au service de la gouvernance, S’autoévaluer pour mieux décider, blogue pour Bénévoles d’expertise, 21 mars 2022.