L’autoévaluation permet aux membres du conseil d’administration d’un organisme communautaire et à l’équipe d’intervenants de connaître l’avis des différents groupes de personnes concernées, de faire le point et de réajuster le tir, au besoin.
Les informations générées par la démarche d’autoévaluation sont utiles pour éclairer la prise de décision et augmenter le pouvoir de prise en charge autonome de l’organisme (empowerment).
L’utilisation des résultats permet ainsi de soutenir la gouvernance d’un organisme. En effet, les administrateurs et les gestionnaires d’organismes communautaires sont appelés à mettre en évidence les résultats de leurs réalisations, entre autres, pour :
- Préparer un rapport annuel d’activités
- Orienter les journées de réflexion des intervenants
- Mobiliser l’énergie collective pour la réalisation d’un plan d’action
- Mettre en évidence l’impact des services offerts à court, moyen ou long terme
- Améliorer les services offerts et mettre en place de nouvelles activités
- Faire une demande de subvention incluant des données probantes
- Entreprendre une démarche de planification stratégique
L’autoévaluation permet de répondre à différentes questions
- Quel est le degré de satisfaction de la clientèle au sujet des services offerts ?
- Quels sont les effets des activités offertes à moyen ou long terme ?
- Le profil de la clientèle visée par l’organisme a-t-il changé ?
- Le contexte actuel et les nouveaux besoins du milieu sont-ils pris en compte ?
- Les intervenants ont-ils des suggestions pour bonifier les activités, accroître l’efficacité ou améliorer le climat de travail de l’organisme ?
- Quelles sont les informations déjà disponibles et quelles nouvelles informations seraient nécessaires afin de répondre aux questions ?
Quelle approche d’autoévaluation devrait-on privilégier ?
Le choix d’une approche participative constitue une réponse au constat quasi-généralisé de la sous-utilisation des informations découlant d’opérations évaluatives traditionnellement dirigées par des experts externes. Ce constat a fait surgir des questions telles que :
- À quoi sert de générer des informations qui ne servent pas à éclairer la prise de décision ?
- Comment pourrait-on favoriser l’utilisation des résultats d’une démarche d’évaluation ?
Les avantages d’une approche d’évaluation participative sont reconnus. Elle permet aux personnes concernées de collaborer activement au déroulement de la démarche, créant ainsi une dynamique où sont mises à profit leurs connaissances.
Les énergies investies dans le processus participatif d’autoévaluation contribuent à l’instauration d’une culture d’évaluation au sein d’une organisation. La démarche contribue à développer les compétences des administrateurs et des intervenants et à augmenter leur capacité de prise en charge autonome, une capacité qui persiste même lorsque le travail de collaboration avec l’expert en évaluation est terminé. L’organisme communautaire se transforme en une organisation apprenante.
Des bénévoles de chez Bénévoles d’Expertise peuvent jouer ce rôle d’expert lors d’une autoévaluation. Mais comment accompagneront-ils les organismes ?
Dans un premier temps, le bénévole expert doit établir un lien de confiance avec les personnes qui dirigent l’organisme et les intervenants. Il doit prendre connaissance de la mission de l’organisme, de son évolution, de la clientèle visée, des services offerts, des mécanismes de collecte de données déjà en place, des relations avec ses partenaires et des principaux enjeux auxquels l’organisme est confronté.
Un bénévole expert en évaluation peut aider à :
- Mettre en priorité les besoins d’information de l’organisme
- Formuler des questions claires en évitant les biais et en respectant la confidentialité
- Identifier les groupes de personnes qui pourraient répondre à ces questions
- Élaborer des outils de collecte de données (ex. : information existante, sondage, groupes de discussion, etc.)
- Faciliter l’interprétation des résultats
- Favoriser l’utilisation des résultats
Il s’agit dans un premier temps de former un comité de pilotage de la démarche d’autoévaluation incluant le bénévole expert et des représentants des différents groupes d’acteurs concernés (administrateurs, intervenants, usagers, etc.).
Le comité de pilotage décide de l’orientation qu’il souhaite donner à la démarche, du temps et des ressources qu’il souhaite y consacrer.
Des échanges entre l’expert bénévole et des membres de l’organisme permettent d’établir un cadre d’autoévaluation réaliste et l’élaboration du mandat d’accompagnement.
Déposer une demande d’accompagnement
Ce texte fut rédigé par Hélène Johnson, bénévole experte en évaluation au service de la gouvernance des OBNL.