La recherche d’administrateurs ne se fait pas à la dernière minute; elle se planifie et se prépare. Il est recommandé de confier ce mandat à un comité (comité de gouvernance ou autre).
D’abord, au moins trois (3) mois avant la fin de l’année financière, il faut évaluer quels postes sont en élection à la prochaine AGA et si les administrateurs en élection ont l’intention de briguer un autre mandat, tout en tenant compte des règlements généraux qui encadrent parfois le nombre maximal de mandats, consécutifs ou pas.
Le processus de recherche de l’administrateur
- Identification du profil recherché;
- Recherche de candidats;
- Analyse des candidatures;
- Entrevues et sélection.
Identification du profil recherché
Une fois les postes à pourvoir connus, il est important de bien identifier le profil de compétences des administrateurs.trices en poste afin d’identifier les compétences nécessaires des futurs administrateurs.trices à rechercher qui permettront que le CA soit en mesure d’adresser les enjeux de l’organisme.
Vous pouvez effectuer cet exercice de réflexion à l’aide d’un tableau (Annexe 1). Le tableau vous permettra d’évaluer les compétences, connaissances et expériences actuellement présentes au sein de votre CA et de les comparer aux compétences désirées. Cherchez à maintenir une diversité de personnalités, de connaissances et d’expériences dans votre CA.
S’assurer de recruter des profils permettant au CA de répondre aux enjeux à venir de l’organisme permettra au CA de bien jouer son rôle de gouvernance pour accomplir sa mission. Voici quelques pistes de réflexion.
L’organisme est-il aux prises avec un ou des enjeux majeurs ? Si oui, quels sont-ils ?
Cet enjeu pourrait-il être adressé avec l’aide d’un.e administrateur.trice spécifique ?
Quelle compétence cet administrateur.trice devrait-il avoir ?
Doit-il vraiment être un administrateur.trice ? Peut-il simplement être membre d’un comité qui sera responsable de l’enjeu ? Le CA pourrait plutôt aller chercher cette expertise via un.e collaborateur.trice ou un.e consultant.e ponctuel.le au CA.
Divers questionnements
Quelles sont les qualités personnelles de l’administrateur.trice recherché.e pour notre CA ?
Quelles sont les qualités comportementales de l’administrateur.trice recherché.e pour notre CA ?
Son niveau de connaissance de la mission de notre organisme et sa connaissance du milieu communautaire, sont-ils importants pour nous ?
Son niveau de connaissance de la mission de notre organisme et sa connaissance du milieu communautaire sont-ils importants pour nous ?
Est-il important pour mon CA d’avoir une parité homme/femme ?
L’âge du.de la prochain.e administrateur.trice est-il à considérer ?
Combien de temps prévoyons-nous qu’un.e administrateur.trice doive investir dans les dossiers ?
Recherche de candidat
Où chercher ces candidats ? Selon les résultats de notre profil recherché (Annexe 2), ceci peut nous indiquer des endroits. En voici quelques-uns :
Des ordres professionnels ont parfois des moteurs de recherche ou encore ils offrent la possibilité d’afficher les postes d’administrateurs. Par exemple, l’Ordre des CPA affiche gratuitement les postes à des conseils d’administration.
Le Collège des administrateurs de sociétés a une banque d’administrateurs.trices accessible à tous et offre aussi un service d’affichage gratuit.
Le Regroupement des jeunes chambres de commerce du Québec a un répertoire d’Administrateurs de la relève.
Le Service de développement professionnel de l’Université Laval est un endroit pour recruter des étudiant.e.s ou diplômé.e.s universitaires. Il est possible d’afficher un poste de bénévole dans la section employeur.
Les centres d’action bénévole sont tout indiqués pour faire des demandes de bénévolat en tout genre, mais aussi pour la recherche d’administrateurs.trices. Vous pouvez consulter le site web de leur fédération pour trouver le Centre d’action bénévole le plus près de chez vous.
La YWCA offre un service d’affichage pour trouver des administratrices, en lien avec la formation Leaders et décisionnelles qui visent à une plus grande présence des femmes sur les CA.
La cuvée offre un service de recrutement d’administratrices.
Votre réseau d’organismes, vos membres, vos partenaires et tous ceux qui gravitent autour de vous devraient savoir que vous êtes à la recherche d’un administrateur. Vous pouvez diffuser l’offre sur vos médias sociaux et inviter votre réseau à la partager. Le journal ou l’infolettre interne devrait mentionner votre recherche. Il est important d’avoir un profil précis en tête et de le faire connaître dans vos démarches de recherche.
Analyse des candidatures
Il est primordial de prendre le temps d’évaluer chacune des candidatures. Il faut faire cette évaluation avec le profil de compétences établi afin de chercher le.la bon.ne candidat.e qui viendra complémenter les compétences actuellement présentes au CA.
Entrevues et sélection
Passer des entrevues permet de choisir votre administrateur.trice. Si vous avez fait un bon travail de recherche dans différents milieux, il est fort possible que vous ayez du choix.
Lors de l’entrevue, il est essentiel de bien vérifier l’intérêt et le niveau de connaissance jugé important lors de l’identification du profil. Il est important de donner l’heure juste aux candidat.e.s sur le temps à investir, les enjeux à venir et de revenir sur vos attentes quant à leur disponibilité et le temps à consacrer au rôle. Selon les pratiques de votre organisme, vous pourriez considérer l’option d’inviter votre ou vos candidat.e.s à une réunion du CA à titre d’observateur.trice pour leur permettre de valider leur intérêt.
Une fois le choix arrêté, avant de présenter la candidature, assurez-vous de faire des vérifications d’antécédents et des conflits d’intérêts pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Vous devez prévoir une procédure standard de vérification des antécédents.
Cette étape est parfois négligée, mais il est de la responsabilité du CA de faire cette vérification. Il est fortement recommandé d’instaurer une procédure standard de vérification; elle permet de rendre la chose plus facile à justifier auprès du candidat au poste d’administrateur.trice. Bien sûr, il est essentiel d’avoir l’autorisation du candidat pour procéder à de telles vérifications.
Un processus rigoureux et bien planifié vous évitera de devoir recommencer le recrutement trop souvent. Avec un CA solide, votre organisme sera en meilleure posture pour pleinement accomplir sa mission et attirer d’autres administrateurs.trices compétent.e.s.
Liste des mandats possibles à réaliser en gouvernance.
Déposer une demande d’accompagnement
Texte rédigé par Julie Gouin, bénévole experte en gouvernance et dont plusieurs éléments d’information ont été tirés d’IDEOS.
Autre document de référence :
L’importance du processus de recrutement et d’accueil des administrateurs, Espace OBNL