Depuis une dizaine d’années, l’information (à l’origine les données) est devenue un actif stratégique important pour l’ensemble des organisations, et ce, peu importe leur taille. Les moyens à mettre en place pour produire, gérer, stocker ou encore protéger ces informations représentent l’essentiel des « technologies » à anticiper, implanter et opérer, pour exploiter tout leur potentiel.
Elles sont omniprésentes dans la vie de tous les jours et leur valeur est largement reconnue, mais dans le cadre professionnel les technologies de l’information sont souvent perçues compliquées et dispendieuses aux yeux des gestionnaires et des décideurs, pour plusieurs raisons.
Erreurs souvent faites !
D’une part, les organisations confondent souvent solution avec besoin. Lorsqu’un besoin d’affaires est identifié, par exemple, réunir et normaliser toutes les informations clients ou employés dans le but de pouvoir les exploiter avec plus d’agilité et de qualité, il n’est pas rare que l’organisation passe rapidement à la phase d’acquisition de technologies sans investir la rigueur nécessaire pour bien cerner le besoin auquel répondre et à prioriser.
Cette situation a pour résultat de complexifier la solution technologique à mettre en place dont la raison d’être n’est plus de répondre à des besoins clairs et priorisés, mais de couvrir le plus de besoins possible pour satisfaire la stratégie du « au cas où » (syndrome d’hyperpersonnalisation de la solution ou de la solution démesurée en termes de portée par rapport aux vrais besoins à prioriser). Dans ce contexte, la mise en place de telles solutions finit souvent par un dépassement des dépenses, une portée fonctionnelle inadéquate, ainsi que des retards de mise en service.
Aussi, les plus petites organisations hésitent ou retardent leur décision d’entreprendre des investissements en technologies de l’information en raison de l’image de complexité technique qu’elles projettent. En effet, ces organisations craignent l’impact que cette complexité pourrait avoir sur les RH, car la dotation de ces nouveaux talents (ex. « data scientist », développeur Python, spécialiste info-nuagique (Cloud), spécialiste application, etc.) peut poser plusieurs défis notamment de gouvernance, de gestion et d’intégration de cette nouvelle expertise au sein de l’organisation. Gardons à l’esprit que technologies de l’information ne signifie pas nécessairement la mise en place d’un nouveau département (TI) et plusieurs modèles organisationnels peuvent être adaptés pour bénéficier de la valeur des TI sans avoir à embaucher une armée de sorciers en technologie.
Les étapes à faire
Mais alors, comment un OBNL peut-il tirer son épingle du jeu en profitant du plein potentiel des TI sans sombrer dans l’enfer de sa mise en œuvre ?
Généralement de plus petites tailles, les OBNL disposent d’une agilité organisationnelle plus grande et aussi de moyens financiers plus limités. La recette pour se doter de technologie de l’information avec succès n’est pas si compliquée.
La première étape vise à établir les constats, les besoins et les gains à prioriser qui feront l’objet de l’investissement en TI en y associant les résultats d’une analyse d’impacts à haut niveau sur l’organisation. Cette étude a pour objectif de mettre en évidence la portée d’affaires et les changements à anticiper. Elle permet de projeter l’organisation dans le temps et de mieux comprendre à quoi elle ressemblera une fois la mise en service de ces technologies débutée.
Par la suite, il est important de définir une stratégie qui quantifiera les gains recherchés à court et moyen terme (plan triennal). Cette dernière inclut d’autres dimensions, entre autres, qui ont attrait à la gestion du changement, la gestion budgétaire ainsi que la mobilisation des parties prenantes internes.
De cette stratégie est articulée un plan d’action (ou projet) qui tracera la voie des moyens à mettre en place pour obtenir les bénéfices ciblés : il est important de garder à l’esprit que les TI ne sont pas la finalité, mais les moyens à mettre en place pour obtenir les bénéfices identifiés !
Comme pour toute recette, qu’il s’agisse de celle pour faire un soufflé au fromage ou pour réussir une initiative en TI, elles sont facilement accessibles à tous. Internet regorge d’articles et de vidéos à ce sujet et pour autant cette accessibilité n’est pas garante de succès.
Dans ce type de projet, rien ne remplace l’expérience d’un conseiller pour appuyer l’équipe de l’OBNL dans cette démarche. Et ça tombe bien ! BE dispose de plusieurs experts qui sont en mesure d’apporter et de personnaliser le savoir-faire nécessaire pour permettre à un OBNL de réussir le déploiement de technologies de l’information avec succès, tout en gardant à l’esprit qu’une initiative technologique est avant tout une initiative d’affaires !
Liste des mandats possibles à réaliser en technologies de l’information.
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Texte rédigé par Romain Briard, bénévole expert en technologies de l’information.