États financiers : Quoi regarder afin d’éviter des surprises ?

L’objectif, lorsque vous faites l’analyse des états financiers, est d’identifier les éléments qui doivent être pris en compte, tant à l’état des résultats qu’au bilan, pour faire une reddition de compte adéquate au CA afin de planifier à court, moyen et long terme, et, dans la mesure du possible, éviter les surprises.

État des résultats

Au-delà du suivi budgétaire, quels sont les principaux éléments qui devraient mériter votre attention à l’état des résultats ?

Revenus

Il y a certes les écarts budgétaires à considérer, mais les éléments suivants devraient être pris en compte afin de vous préparer pour la ou les prochaines années :

• Les aides gouvernementales, de tous les niveaux de gouvernement, sont-elles récurrentes ou pour un projet spécifique ? Si non récurrentes, cela peut avoir un impact significatif sur le fonctionnement de l’organisme.
• La même question se pose sur les revenus de subventions et dons. La disparition d’un don important peut créer certaines préoccupations de gestion.
• Il faut également se questionner sur les activités d’autofinancement : effort consacré versus le résultat escompté ? Le temps consacré par les ressources humaines sur ce projet nuit-il à la livraison des services de base de la mission de l’organisme?

Les réponses à ces questions devraient avoir une incidence, plus ou moins importante, sur vos actions à moyen et long terme.

Charges

Au chapitre des dépenses, le poste le plus important est celui des salaires et avantages sociaux. Selon le type d’organisme, celui-ci peut représenter entre 60 % et 85 % des dépenses totales. Pour cette raison, celui-ci se doit de mériter une attention particulière :

• Gestion des RH en lien avec les projets non récurrents : aurez-vous des ressources humaines excédentaires ou avez-vous le financement pour un nouveau projet ?
• Être à l’affût des impacts récurrents de toute décision : avez-vous les ressources financières, à moyen et long terme, afin d’absorber l’embauche d’une nouvelle ressource ou procéder à l’amélioration des avantages sociaux de votre personnel, etc. ?

Naturellement, pour les autres éléments de dépenses, il faut vous assurer d’avoir les moyens de vos ambitions (ex. : remplacement ou acquisition d’immobilisations, refonte du site Internet, honoraires professionnels, etc.).

Finalement, il faut tenter de vous préparer à « l’imprévisible » : avez-vous des réserves suffisantes afin de procéder à des réparations majeures, s’il y a lieu ? Est-ce que le départ ou démission de la direction ou d’une personne employée aura un impact majeur sur les services offerts par l’organisme ?

Bref, toutes les variations importantes des composantes de l’état des résultats doivent être prises en compte et, principalement, si celles-ci créent un excédent des dépenses sur les revenus et une pression négative sur votre solde d’actifs nets.

Bilan

Malgré le fait que le bilan de fin d’année, préparé par les auditeurs externes, est plus complet et précis, celui-ci devrait être revu trimestriellement par la direction et le conseil d’administration. En effet, celui-ci peut vous envoyer des messages relatifs à votre capacité financière à moyen et long terme et vous amener à prendre des décisions immédiates.

Pour ce faire, certains ratios financiers de base devraient être suivis trimestriellement. Pour le court terme, le ratio de liquidité et le ratio de fonds de roulement fournissent de bons indicateurs. Pour le moyen et long terme, le ratio d’actifs nets est à surveiller.

Ratio de liquidités

Équation à faire : Liquidités (encaisse et placements temporaires) ÷ Passifs à court terme

Normalement, ce ratio devrait être supérieur à 1. Cependant, il pourrait être inférieur si certains actifs, non liquides à la date du bilan, le devenaient à court terme (subventions à recevoir, taxes à recevoir, etc.). Par ailleurs, celui-ci doit être mis en relation avec le ratio du fonds de roulement.

Ratio de fonds de roulement

Équation à faire : Actifs à court terme ÷ Passifs à court terme

Contrairement au ratio précédent, celui-ci devrait être toujours supérieur à 1. En effet, un ratio inférieur à 1 va nécessiter l’utilisation de la marge de crédit, si le problème est passager, ou oblige l’organisme à contracter un emprunt bancaire, si le manque de liquidités est plus important ou pour une durée plus longue. De plus, la vente de certaines immobilisations pourrait s’avérer nécessaire ou la sollicitation de donations additionnelles, si le financement n’est pas disponible.

Ratio d’actifs nets

Équation à faire : Surplus non affectés ÷ Total des dépenses pour l’année – Amortissement

Ce ratio permet de connaître la proportion des dépenses d’une année qui peut être couverte par les surplus non affectés, excluant les surplus réservés pour un projet particulier et les surplus attribués à la valeur nette des immobilisations. À titre indicatif, le ratio pourrait être évalué de la façon suivante :

• Inférieur à 5 % : marge de manœuvre restreinte
• Entre 5 % et 15 % : bon
• Entre 15 % et 25 % : très bon
• Supérieur à 25 % : excellent

Naturellement, l’arrivée d’un nouveau projet, des immobilisations à remplacer ou tout autre élément substantiel pourrait affecter celui-ci à la baisse.

Par ailleurs, lors de l’analyse de l’ensemble des ratios, une tendance à la baisse sur une ou plusieurs années devrait amener une discussion au CA sur les mesures à mettre en place afin de comprendre les raisons de cette baisse.

En résumé, les états financiers vous « parlent », il s’agit de les « écouter » !

Bénévoles d’Expertise peut aider les directions et les conseils d’administration dans la compréhension des états financiers et des résultats, n’hésitez pas à nous contacter.