Un mardi matin, votre boîte courriel déborde, trois membres de votre équipe attendent une réponse, le conseil d’administration souhaite un rapport pour jeudi, et une demande de subvention doit être soumise vendredi. Tout semble urgent et important, mais il est impossible de tout faire en même temps. Vous reconnaissez-vous dans cette situation ?
Au sein des OBNL, cette réalité est quasi universelle. C’est précisément pour cette raison qu’une bonne gestion du temps et des priorités est un levier stratégique essentiel pour toute personne gestionnaire qui souhaite reprendre le contrôle de son agenda.
Les bénéfices d’une gestion du temps et des priorités
« La gestion du temps est une méthode de gestion qui vise à organiser efficacement ses heures de travail en fonction de ses objectifs. »[1] En d’autres mots, il ne s’agit pas de faire plus en moins de temps, mais de faire les bonnes choses au bon moment.
Les bénéfices d’une telle approche sont concrets : augmentation de la productivité et de l’efficacité, diminution du stress pour toute l’équipe, meilleure prise de décision et communication plus fluide. Pour un OBNL, ces gains se traduisent directement en capacité d’action au service de votre mission.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’une vraie urgence ?
Avant d’aborder les outils, il est important de réfléchir à la notion d’urgence. Selon le Larousse, une urgence, c’est ce dont on doit s’occuper sans retard[2]. Il s’agit d’une définition très large qui peut vite s’appliquer à plusieurs tâches.
Il peut être très utile, comme exercice de gouvernance, de définir collectivement avec votre équipe ce qui constitue une urgence dans votre contexte organisationnel. Lorsque tout le monde partage la même définition, les décisions se prennent plus rapidement et avec moins de friction.
À titre d’exemple, voici les trois critères que le personnel d’un organisme devait évaluer avant de catégoriser d’urgence la requête ou l’action à faire :
- Un délai réel et incontournable : y a-t-il une échéance concrète qui ne peut pas être reportée ?
- Une action immédiate nécessaire : une intervention doit-elle avoir lieu dans les prochaines heures sans quoi le fonctionnement de l’organisme ou la sécurité d’une personne sera mis en danger ?
- Un impact important : les conséquences à plus long terme d’une non-action immédiate ont-elles un impact significatif pour votre organisation ou les personnes que vous servez ?
La matrice d’Eisenhower : un outil simple, un impact réel
L’outil le plus efficace que je vous propose pour structurer vos priorités est la matrice d’Eisenhower, du nom du 34e président des États-Unis, réputé pour sa capacité à gérer des situations complexes à grande échelle.
Cette matrice classe toutes vos tâches selon deux axes : leur importance et leur urgence. On obtient ainsi quatre catégories :
- Urgent et important → À faire immédiatement
- Important, mais non urgent → À planifier dans votre agenda
- Urgent, mais non important → À déléguer
- Ni urgent ni important → À éliminer
Il y a plusieurs informations concernant cette matrice sur le web[3]. Voici davantage comment intégrer cet outil à votre semaine de travail de façon concrète. Cette méthode est utile dans la gestion du temps, mais aussi d’énergie.
- Réservez un moment fixe chaque semaine pour faire l’inventaire de toutes vos tâches et rencontres à venir.
- Attribuez à chaque tâche et rencontre une catégorie de la matrice.
- Planifiez en priorité les tâches « urgentes et importantes » dans votre agenda. Dans l’exemple ci-dessous, ces tâches sont de couleur verte. Elles ne peuvent être déplacées et y participer est obligatoire.
- Insérer ensuite les tâches « importantes et urgentes » (en orange) ainsi que « urgente, mais non important que je sois présent, une personne de mon équipe peut me remplacer » (en bleu). Ainsi, en un coup d’œil, vous saurez ce qui est orange peut être déplacé et ce qui est en bleu peut être délégué si cela est nécessaire.
- Constituez une liste de tâches « importantes, mais non urgentes » à effectuer lors des moments libres.
En appliquant cette méthode de façon rigoureuse, vous serez en mesure de mieux communiquer les objectifs à court et moyen terme à votre équipe, de déléguer plus efficacement, de négocier des délais plus réalistes avec vos partenaires et votre conseil d’administration ainsi que de vous réserver du temps pour la réflexion stratégique et non uniquement pour les opérations du quotidien.
Et les tâches ni urgentes ni importantes ?
C’est souvent là que se cache la plus grande source de perte de temps. Pour chacune de ces tâches, je me pose deux questions simples :
- Pourquoi dois-je faire cette tâche ou assister à cette rencontre ?
- Est-ce que cette raison répond aux objectifs et à la mission de notre organisation ?
Si la réponse à la deuxième question est négative, n’hésitez pas à supprimer la tâche. Comme le disait Steve Jobs : « Décider de ce que l’on ne doit plus faire est aussi important que de décider quoi faire. » Apprendre à dire non avec bienveillance et clarté est l’une des compétences les plus précieuses que vous puissiez développer en tant que gestionnaire.
Quelques autres outils à explorer
En complément de la matrice d’Eisenhower, voici quelques trucs qui peuvent s’adapter facilement au contexte des OBNL :
- La technique Pomodoro : travaillez par cycles de 25 minutes avec de courtes pauses, pour maintenir la concentration sans épuisement.
- La règle des deux minutes : si une tâche prend moins de deux minutes, faites-la immédiatement plutôt que de la reporter.
- La méthode « Avalez le crapaud » : commencez votre journée par la tâche la plus difficile ou la plus rebutante — le reste de la journée ne pourra qu’être plus léger.
- La loi de Pareto : concentrez vos efforts sur les 20 % d’activités qui génèrent 80 % de vos résultats.
Ne négligez pas votre énergie
La gestion du temps ne peut pas se dissocier de la gestion de l’énergie. On oublie trop souvent que notre capacité cognitive est limitée, et que la surcharge mentale nuit autant à la performance qu’à la santé.
Voici quelques pratiques concrètes pour en prendre soin :
- Identifiez votre « moment de clarté » dans la journée et réservez-le aux tâches qui demandent une grande concentration.
- Regroupez les tâches similaires (courriels, appels téléphoniques, révisions) dans le même bloc horaire — alterner constamment entre des activités différentes est très énergivore.
- Prévoyez des plages « sans interruption » dans votre agenda. Prévoyez également des tâches plus légères après des rencontres ou des activités plus exigeantes.
- Normalisez les pauses et le repos comme des stratégies de performance, et non comme des signes de manque d’engagement. Il ne s’agit pas d’un luxe, mais d’un besoin essentiel pour que vous performiez dans votre rôle.
Mettre en place une culture organisationnelle axée sur la gestion des priorités demande du temps, de la réflexion et parfois un regard extérieur. Si vous souhaitez explorer ces enjeux plus en profondeur, Bénévole d’Expertise peut vous accompagner.
Cet article a été rédigé par Geneviève Marcotte, bénévole experte en ressources humaines et tiré de sa présentation exposée lors du Colloque-action 2026.
Autre blogue :
Références :
- [1] Office québécois de la langue française. « Gestion du temps.» Vitrine linguistique. 2005
- [2] Larousse. « Urgent. »
- [3] Voir par exemple : Asana. « Matrice d’Eisenhower: modèle, exemples concrets et méthode efficace ».