« Tempus fugit » signifie le « temps fuit ». Qui n’a pas déjà dit : je manque de temps; les journées sont trop courtes; je n’ai pas eu le temps de tout faire…
Alors comment s’en sortir et réussir à tout faire !?
La gestion du temps, c’est :
La méthode ou la stratégie employée qui utilise des outils et des techniques pour planifier et utiliser le temps de la manière la plus efficace possible, de façon à générer de la création de valeur maximale pour chaque seconde passée.
- Réaliser un ensemble de tâches (1)
- Dans des contraintes de temps
- Pour atteindre un but
La gestion des priorités, c’est :
Prioriser, faire des choix.
La prise de décision est assurément l’un des éléments sur lequel il est possible d’avoir plus de contrôle et ce, à tous les jours. Mais, comment choisir?
La première étape : une bonne planification
- Établir la liste des tâches à accomplir (impossible de planifier ce qui est ignoré) ;
- Tenir compte des capacités réelles; ajuster la planification aux motivations, aux capacités réelles ;
- Estimer le temps pour chacune des tâches (une tâche à la fois peut être réalisé*) ;
- Cibler les tâches qu’il est possible de déléguer (certaines personnes seront meilleures sur certaines tâches alors pourquoi ne pas leur demander…) ;
- Planifier du temps libre (réserver 40 % du temps pour répondre aux impondérables) ;
- Faire le point et réajuster la planification.
*Les professeurs David L. Strayer et Jason M. Watson de l’université de l’Utah ont démontré que moins de 3 % des gens seraient capables de faire plusieurs choses en même temps sans affecter leur vigilance et leur concentration.
Voici une autre façon de se planifier, la méthode NERAC (2) :
- N Noter (lister toutes les activités);
- E Évaluer (le temps nécessaire);
- R Réserver (une marge de sécurité dans la réalisation);
- A Attribuer (prioriser les tâches);
- C Contrôler (rectifier au besoin).
On considère que seulement 60 % du temps peut être planifié.
« Nous ne manquons pas de temps, mais nous en avons beaucoup dont nous ne savons pas tirer profit ». – Sénèque
La deuxième étape : établir vos priorités
Au départ, planifiez une semaine. Avec le temps viendront la planification mensuelle et la planification annuelle.
Dans la matrice de Eisenhower, il y a les mots URGENT et IMPORTANT (3).
L’importance est un choix.
L’urgence est un fait.
L’élément qui est rarement mis en lumière est que l’importance est avant tout un choix, relié à une notion de valeur ajoutée. Pour certains, c’est un vrai cauchemar de départager l’important du non important. Il se peut donc que cela prenne un certain temps, mais une fois que la ligne sera établie, cela deviendra un grand atout et permettra de garder le focus, de prioriser l’importance sur l’urgence. (4)
Comparativement à l’importance, l’urgence est un fait relié à une notion de temps. Nous pouvons évidemment négocier l’urgence, mais cela se jouera souvent en minutes ou en heures, quelques rares fois en jours. Lorsque l’urgence semble intenable et que la charge de travail augmente, il convient de revenir à l’axe de l’importance. (5)
La voici vue par Réseau Experts dans une publication du 24 octobre 2011 sur la Gestion du temps et des priorités :
La valeur de chaque tâche à accomplir doit être déterminée en fonction des objectifs à moyen et long terme. Si le but à atteindre est clair, distinguer l’essentiel du secondaire et faire le tri entre urgences et priorités sera plus facile. Pas d’éparpillement !
Il est recommandé de définir la veille deux ou trois priorités au maximum pour la journée du lendemain et articuler le reste du travail autour de ces points forts. Il est important de prendre en considération le temps, les outils, les informations et les collaborations nécessaires pour mener à bien chacune des missions.
Daniel Latrobe mentionnait quatre comportements nuisibles :
- Je me précipite dans l’action. (Exemple, tôt le matin, en arrivant, j’ouvre mes courriels. Je vais commencer à répondre, analyser ce que je dois faire en rapport à ceux-ci, etc. Je viens de bousiller ma journée…).
- Je sous-évalue la durée des tâches.
- Je dérive et reporte sans arrêt.
- Je n’anticipe pas suffisamment à moyen et long terme.
Dans l’autre sens, on multipliera ses performances en quatre étapes :
- Éliminer les tâches à non-valeur ajoutée;
- Automatiser les tâches récurrentes;
- Déléguer les tâches qui ne requièrent pas ses forces;
- Utiliser ses forces pour générer de la valeur
Une bonne gestion du temps demandera d’éviter les trois pièges suivants (6) :
- Ne pas faire de liste (comment établir les priorités si je ne sais pas ce qu’il y a à faire).
- Faire plusieurs tâches à la fois.
- Ne pas savoir le temps qu’exige une tâche.
Au final, voici les sept compétences de la gestion du temps (7).
- Commencer sa journée tôt ;
- Se fixer des objectifs et des priorités en début de journée ;
- Se concentrer sur une tâche à la fois ;
- Apprendre à déléguer ;
- Appliquer la règle du 80/20 (Loi de Paretto) ;
- Prévoir du temps pour les distractions et les interruptions ;
- Dire non plus souvent et maîtriser l’art des réunions courtes.
« Il y a plusieurs manières de perdre son temps : ne rien faire; mal faire ce qu’il faudrait faire; le faire au mauvais moment. » – Voltaire
Le temps est limité, il s’agit d’un fait. Ce que vous faites, vous revient et la méthode vous appartient ainsi que l’outil que vous choisirez. Certaines journées seront plus faciles à réaliser que d’autres. La pratique et le temps feront de vous un expert en gestion du temps et des priorités. D’ici là, Bénévoles d’Expertise peut vous accompagner en planification stratégique, en stratégie de financement et en développement des affaires.
Blogue rédigé par Denys Hamel, bénévole expert en ressources humaines et président-directeur général des Loisirs Montcalm.
Références :
1- Gestion du temps et des priorités – 3 révélations qui m’ont transformé, Mathieu Laferrière, conférencier, formateur et coach international
2- https://fr.wikiversity.org/wiki/Gestion_professionnelle_du_temps/La_m%C3%A9thode_Nerac
3- Article de madame Katia Vermette du Journal de Montréal paru le mardi 8 janvier 2019
4- Prioriser l’importance sur l’urgence avec la Matrice Eisenhower, Mathieu Laferrière, conférencier, formateur et coach international
5- 4 comportements qui nuisent à une gestion de temps efficace et Multiplier sa performance en 4 étapes, Mathieu Laferrière, conférencier, formateur et coach international
6- https://squareup.com/ca/fr/townsquare/7-time-management-skills-practiced-by-successful-people
7- https://squareup.com/ca/fr/townsquare/7-time-management-skills-practiced-by-successful-people