Comment bien intégrer les recrues ?

L’arrivée d’une nouvelle personne au sein de votre équipe est bien plus qu’une simple formalité administrative : c’est une occasion stratégique de poser les bases d’une relation durable.

Un bon accueil peut agir comme un levier puissant pour favoriser la rétention, la mobilisation et la performance de cette personne. La façon dont l’intégration se déroule est la première impression que celle-ci se fera de votre culture d’organisation.

L’objectif de cet article est de vous donner quelques outils pour bonifier et fluidifier ce processus afin de maximiser vos chances de succès et d’augmenter votre taux de rétention.

Le recrutement

On pense souvent à bien préparer le terrain pour la nouvelle personne qui arrive, mais on oublie parfois que cela peut aussi susciter certaines inquiétudes au sein de l’équipe en place. En amont du recrutement, il est donc utile de sonder votre équipe sur ses besoins et sur les critères d’embauche qu’elle juge importants.

Il est également recommandé d’impliquer les membres qui travailleront de près avec la future recrue dans le processus de sélection. Vous pouvez, par exemple, les inviter à participer à une entrevue ou à une rencontre informelle avec les personnes candidates. Comme c’est le personnel qui est sur le terrain, il peut percevoir des éléments qui vous échappent et offrir un point de vue précieux pour mieux évaluer les candidatures.

En l’impliquant dès le départ, vous augmentez les chances que  l’intégration se passe harmonieusement au sein de l’équipe et que la compatibilité soit au rendez-vous.

En amont de l’arrivée de la recrue

La préparation de l’accueil est importante afin de s’assurer que toutes les informations nécessaires soient transmises à la nouvelle personne. Une personne qui sent que son arrivée a été soigneusement préparée se met en confiance plus rapidement, et son sentiment d’appartenance se développe aussi plus facilement.

Lorsqu’on arrive dans un nouvel emploi, on est souvent submergé par une foule d’informations, et il est difficile de tout retenir. Un outil précieux à préparer est le guide d’accueil, qui permet de s’assurer que les informations essentielles sont bien transmises.

Voici quelques éléments qu’il peut contenir :

• L’historique de l’organisation
• La mission, la vision et les valeurs
• L’organigramme
• Les règlements internes
• Les personnes-ressources à contacter selon les besoins 

Lors de la rédaction, il est utile de demander à votre équipe ce qu’elle aurait aimé savoir ou avoir sous la main lors de leurs premières semaines. Cela peut vous donner de bons indices sur les éléments à inclure dans le guide. 

La préparation du matériel et du poste de travail est également un élément clé. Il est beaucoup plus agréable d’intégrer un emploi lorsque tout est prêt dès le premier jour. Ce geste envoie le message dont votre organisation attendait cette nouvelle personne et qu’elle accorde de l’importance aux conditions dans lesquelles elle réalisera ses tâches. 

La première journée

Pour que la personne se sente bien accueillie, assurez-vous que la direction prend le temps de la rencontrer et de discuter un peu avec elle dès la première journée. Il est aussi intéressant de prévoir un moment informel pour la présenter au reste de l’équipe, par exemple autour d’un café ou d’un lunch de bienvenue. Ces petits gestes facilitent la création de liens. Cette première journée sert également à vérifier que la nouvelle personne est à l’aise avec le matériel fourni et qu’elle a tout ce qu’il faut pour commencer son travail.

Inutile de la bombarder d’informations dès le départ — elle retiendra peu de choses. Présentez-lui la mission et les valeurs de votre organisation ainsi que les membres de l’équipe. Dans un organisme à but non lucratif, comprendre la mission et les valeurs est aussi important que maîtriser les tâches. Prendre le temps d’expliquer comment chaque rôle contribue à la mission renforce la compréhension de l’ensemble de l’organisation.

Ensuite, assurez-vous que la personne a le nécessaire pour bien débuter et remettez-lui votre guide d’accueil. Le reste du processus d’intégration peut se faire progressivement, de manière plus ludique, comme proposé ci-dessous. 

Le premier mois

Il peut être intéressant de remettre une feuille de parcours d’intégration aux nouvelles personnes de l’équipe. Cet outil permet à la personne de devenir actrice de son intégration plutôt que de recevoir passivement une pluie d’informations. La meilleure façon d’apprendre, c’est de faire !

La feuille de parcours d’intégration comprend une série d’actions et de rencontres que la nouvelle personne employée doit planifier au fil des premières semaines. Par exemple, une des actions pourrait être de prendre contact avec la personne responsable des paies pour vérifier que tout est conforme et, du même coup, établir un lien.

Un autre exemple d’action pourrait être d’assister à une activité ou à un atelier animé par un.e collègue afin de mieux comprendre la nature des services offerts par l’organisation. 

Cette feuille demande une réflexion en amont pour cibler les actions clés et les personnes que la recrue devrait rencontrer. Mais une fois cette liste établie, la charge de l’intégration ne repose plus uniquement sur les épaules d’une seule personne. De plus, la nouvelle personne se sent rapidement plus autonome et intégrée dans l’équipe.

En somme, cette feuille agit comme un plan d’intégration structuré qui garantit que la nouvelle personne aura accès à toutes les informations essentielles et rencontrera le personnel de façon organisée.

Lorsque toutes les actions sont complétées, n’hésitez pas à poser un petit geste symbolique pour souligner la fin de cette étape : offrir un objet aux couleurs de l’organisation ou marquer le coup autour d’un café sont de belles façons de reconnaître l’effort d’intégration.

Tout au long du processus, il est essentiel que la personne récemment employée sache à qui s’adresser en cas de question. La présence d’une personne-ressource accessible fait toute la différence. Certaines organisations désignent une personne employée « marraine » pour l’accompagner au quotidien. Ce type de jumelage favorise la transmission des savoirs informels et réduit le sentiment d’isolement.

Les rencontres de suivis

Les suivis à la suite de l’accueil initial sont primordiaux. La vie va vite dans les OBNL, pour éviter qu’ils tombent dans l’oubli, planifiez-les d’avance dans votre agenda : après une semaine, un mois, deux mois, et ainsi de suite. N’y dérogez pas! Il est souvent dit que cela peut prendre un an avant qu’une personne soit entièrement à l’aise dans un nouveau poste et se sente intégrée dans l’équipe. Il est vraiment important que la direction dégage du temps pour ces rencontres et soit disponible pour répondre aux interrogations de la personne récemment embauchée.    

Ces rencontres doivent être des échanges ouverts où la nouvelle personne employée se sent à l’aise de poser des questions et d’exprimer ses doutes. C’est aussi une belle occasion pour vous d’offrir une rétroaction régulière sur son travail. Ces suivis permettent d’ajuster le tir rapidement et de lever les obstacles qui pourraient freiner une intégration complète. Ces rencontres peuvent aussi être l’occasion de demander à la nouvelle personne comment elle perçoit son intégration. Son regard neuf peut mettre en lumière des aspects à améliorer dans vos pratiques d’accueil.

En conclusion

Accueillir une nouvelle personne au sein de son équipe, c’est bien plus que simplement ajouter un.e collègue dans l’organisation : c’est accueillir une personne qui viendra contribuer à la mission et à la culture de votre organisation. Dans un OBNL, les équipes sont souvent tissées serré et animées par une grande passion pour la cause. L’intégration d’une nouvelle personne est aussi une occasion de revitaliser la dynamique d’équipe et de partager à nouveau ce qui vous unit.

Bénévoles d’Expertise peut vous appuyer dans la mise en place d’une démarche visant à améliorer l’accueil d’une nouvelle personne au sein de votre équipe.

Un accueil soigné, humain et structuré est non seulement un facteur important de rétention, mais également un investissement dans la réussite collective.