Comment accueillir une nouvelle personne au conseil d’administration

Plusieurs organismes accueillent de nouvelles personnes comme membres de leur conseil d’administration (CA), soit à l’occasion de l’assemblée générale annuelle ou lors d’une nomination pour combler un siège vacant. Les personnes déjà membres sont contentes de les voir joindre l’équipe, mais portent-elles suffisamment attention aux modalités de cet accueil ?

Réserver un accueil chaleureux est essentiel pour les recrues afin de leur permettre d’intégrer un groupe déjà constitué. Est-ce suffisant pour les rendre rapidement fonctionnelles dans l’exercice de leurs nouvelles « responsabilités » ? Être membre d’un conseil d’administration, c’est assumer des responsabilités et les prendre dans les meilleures conditions possibles.  

Pour bien répondre à ces besoins, la préparation d’un processus d’accueil au conseil d’administration permet de l’offrir rapidement à chaque nouvelle arrivée.

Différentes étapes d’un processus d’accueil peuvent être mises en place tout en gardant à l’esprit que chaque organisme, selon sa particularité, peut y ajouter ou remplacer certains éléments pour le personnaliser selon son contexte.

L’accueil personnel

Au-delà des contacts qui ont déjà eu lieu avec les gestionnaires (direction ou présidence) de l’organisme avant et au moment de l’élection, une première rencontre entre les recrues, le CA et la direction générale aura lieu. Ces étapes peuvent être envisagées :

1. Chaque membre du CA ainsi que la direction générale se présentent en ajoutant quelques mots concernant :
   1. Leur expérience en lien avec la mission et les besoins de l’organisme ;
   2. Leur motivation à siéger au CA ;
   3. Leurs attentes comme membre du CA.
2. Les membres du CA tiennent au même moment, ou à un moment rapproché, une petite activité sociale pour mieux faire connaissance, créer des liens et former une équipe performante.
3. Une activité d’échanges et de consolidation d’équipe peut avoir lieu au sujet des rôles et des responsabilités des membres du CA et de la direction générale.

La connaissance de l’organisme

Le premier ingrédient pour devenir fonctionnel comme recrue est « l’information de base » concernant l’organisme. Ainsi, dois être rendue disponible dès le début du mandat et facilement la documentation suivante :

1. Les lettres patentes et lettres patentes supplémentaires ;
2. Les règlements généraux en vigueur ;
3. Le plan stratégique, les enjeux, les valeurs et les plans d’action de l’année en cours et de la précédente ;
4. Le code d’éthique s’appliquant aux membres du CA ;
5. Les procès-verbaux des rencontres du CA de la dernière année ;
6. Les états financiers officiels des dernières années (au moins 2 ans) ;
7. Le budget de l’année en cours et les documents de suivi budgétaires disponibles, le cas échéant ;
8. Les rapports annuels des 2 ou 3 dernières années ;
9. Les autres règlements, politiques et procédures de l’organisme.

Le contact avec l’organisme

Outre l’information de nature administrative, le contact avec les activités de l’organisme ainsi qu’avec son climat de travail, la qualité du service à la clientèle et l’attitude du personnel dans l’exercice de sa mission est tout aussi important. Ce contact prendra diverses formes selon les contextes, mais il doit être significatif pour les recrues. Exemples :

1. Visite des locaux ;
2. Participation à une activité offerte à la clientèle ;
3. Rencontre du personnel et de bénévoles ;
4. Accès à l’information reliée aux activités et à la clientèle de l’organisme, en excluant bien entendu toute information de nature confidentielle.

À la fin de ce processus, une personne nouvellement arrivée dans un conseil d’administration se sentira normalement à sa place, capable de bien exercer rapidement ses responsabilités, valorisée dans son nouveau rôle et motivée à rester engagée pour plusieurs années.