Est-ce que vos décisions prises en CA sont valides / conformes à la loi ?
Et si quelques décisions prises par le CA venaient à être invalidées ?
Est-ce que, tout comme nous, votre dernière lecture de la Loi sur les compagnies du Québec (LCQ) remonte à Mathusalem ? Votre équipe de coordination des services de BE vous évite cette lecture. Bien que ces textes soient ennuyants et parfois complexes à lire, il n’en reste pas moins qu’ils sont indispensables pour le fonctionnement des OBNL. Alors voici trois erreurs à ne pas faire.
Est-ce que vos règlements généraux sont conformes à vos lettres patentes ? [i]
- Avez-vous déjà modifié le nombre d’administrateurs.trices au CA ?
- Avez-vous déjà coopté un poste vacant au CA ?
- Démontrez-vous un intérêt, ou avez-vous mis en place un CA à taille variable ?
Et si certaines décisions prises par le CA et entérinées par l’AGA pouvaient être invalidées…
Vous en êtes à préparer vos AGA et manquez peut-être de temps, alors voici les points les plus importants :
- Le nombre d’administrateurs.trices inscrit à vos règlements généraux doit refléter le nombre d’administrateurs.trices inscrit dans les lettres patentes. Advenant le cas qu’il y ait une différence, le nombre inscrit aux lettres patentes prévaut.
- La cooptation d’un.e administrateur.trice : Si vous avez dans vos règlements généraux un article mentionnant que le CA peut coopter un nombre fixe d’administrateurs.trices, sachez que ceci est également interdit.
- Un conseil d’administration à taille variable : Au Québec, la mise en place d’un conseil d’administration à taille variable pour les OBNL qui relèvent de la LCQ est interdite.
Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, vous vous demandez quelle est la meilleure démarche que vous devez faire. Une régularisation de votre situation s’impose, le plus rapidement possible.
Le nombre d’administrateurs
Si, à la suite d’une assemblée générale extraordinaire/spéciale (AGS/AGE), vous avez changé le nombre d’administrateurs.trices à vos règlements généraux, vous devez également apporter une modification à vos lettres patentes.
La modification de la taille du conseil d’administration doit être approuvée par le vote d’au moins les deux tiers des membres présents, à une AGS/AGE convoquée pour ce point uniquement. Tout OBNL qui souhaite modifier son acte constitutif doit demander des lettres patentes supplémentaires ou après avoir adopté un règlement pour modifier :
- Son nom ;
- La localité dans laquelle est situé son siège ;
- Le nombre de ses administrateurs.trices.
Formulaire du Registre des entreprises
La cooptation des administrateurs
Le pouvoir de cooptation statutaire du conseil d’administration est permis uniquement lorsqu’un siège est vacant.
En vertu de la LCQ, tout poste d’administrateur.trice, dont la charge a été déclarée vacante, peut être remplacé et coopté par résolution du conseil d’administration. Le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Aucune autre possibilité de cooptation par le conseil d’administration n’est autorisée par la LCQ. Une cooptation automatique d’un nombre précis de postes d’administrateurs contrevient à la LCQ.
Conseil d’administration à taille variable
Les OBNL québécois qui ont modifié leurs règlements généraux afin de permettre un conseil d’administration à taille variable contreviennent à la LCQ. Ces OBNL se seraient butés à une fin de non-recevoir du Registre des entreprises du Québec (REQ) s’ils étaient allés au bout du processus de changement de leur nombre d’administrateurs. À cet effet, le modèle de règlement proposé par le REQ pour changer le nombre d’administrateurs.trices est on ne peut plus explicite. L’OBNL doit indiquer dans le règlement un nouveau nombre exact d’administrateurs.trices, ne laissant aucune place à un nombre variable.
Règles de fonctionnement d’un CA et d’une AG
Certaines règles de fonctionnement d’un conseil d’administration (CA) ou de l’assemblée générale (AG) des membres d’organismes à but non lucratif constitués en vertu de la Loi sur les compagnies du Québec, partie 3 doivent être prises en compte. Dans ce document, quelques notes visent à dépanner rapidement les responsables d’OBNL qui peuvent faire face dans l’urgence à des situations relatives au fonctionnement de leur conseil d’administration. Elles aident à trouver quelles sont les règles applicables à certaines situations.
Ce blogue a été rédigé et mis à jour par l’équipe de coordination des services en collaboration avec Jean-Yves Simard, bénévole expert en gouvernance.
Références :
[i] Article – Trois grandes erreurs fréquentes de gouvernance d’OBNL
Nouvelle réglementation sur l’identité des administrateurs