Une organisation performante est généralement gouvernée par un conseil d’administration performant. Ses administrateurs sont éveillés et dynamiques. Cette vision empirique d’un CA qui joue bien son rôle mérite qu’on en sache davantage sur ses éléments moteurs.
On peut avoir des prédispositions naturelles pour devenir administrateur et cette fonction est à la portée de beaucoup de gens. La bonne volonté cependant ne suffit pas. On doit avoir un minimum de connaissances et savoir comment agir pour mettre en place les conditions gagnantes de la réussite. La préparation par l’acquisition de connaissances réduit la « friction » et augmente la satisfaction d’une implication productive et harmonieuse.
Ce besoin de formation peut être constaté lorsque :
- La durée des réunions du conseil est trop longue
- Certains membres du CA ne s’expriment que rarement
- On met beaucoup trop de temps à prendre des décisions
- On comprend mal ou on ignore la portée des règlements généraux
- On se fie beaucoup trop aux initiatives du DG
- On porte trop d’attention aux moyens plutôt qu’aux résultats
- On ignore les devoirs d’administrateurs prescrits par la loi
- La gouvernance n’est pas basée sur des politiques utiles et bien comprises
La bonne compréhension du rôle de l’administrateur passe par :
- Une connaissance des exigences légales (Code civil et Loi sur les Compagnies)
- Une bonne compréhension de l’importance des documents légaux (Lettres patentes, règlements généraux, registres officiels…)
- Une connaissance de ce qu’on s’attend de la contribution personnelle de l’administrateur
- L’existence d’un bon partage de responsabilité entre le CA et la direction générale
- L’admission des limites du pouvoir d’administrateur
- Une valorisation du sentiment d’appartenance au groupe d’administrateurs
- Le soutien à un climat de confiance favorisant la délégation
Les éléments abordés lors d’une formation :
- Les rôles du conseil d’administration
- Les responsabilités légales de l’administrateur
- Les devoirs des administrateurs
- Rôles des officiers
- Rôle et responsabilités de la direction générale
- La vie démocratique
- L’assemblée générale
- Les pratiques de saine gouvernance
Il y a huit principaux rôles réservés exclusivement au CA. Mais il faut avoir en tête trois prémisses fondamentales[1] :
- Le Conseil d’administration a des rôles à jouer qui lui sont propres, différents de ceux de la permanence.
- L’apport des administrateurs est une valeur ajoutée à l’ensemble organisationnel.
- Toute politique écrite permet d’augmenter l’efficacité du fonctionnement d’un Conseil d’administration en réduisant les zones d’incertitudes.
La présidence et la direction générale
Sur le plan de la gouvernance, le rôle de président est majeur. On le considère comme le gardien de la gouvernance. Il doit s’assurer que les règles de gouvernance sont appliquées.
Son attitude envers les autres administrateurs sera déterminante pour le climat des échanges pendant les délibérations du conseil. Il vise les consensus, le plus possible. Il dirige une équipe. Si une décision devait être prise à la suite d’un vote divisé, il s’assure que les opposants demeurent fidèles au groupe et qu’ils font toujours partie de l’équipe.
Le président du conseil et le directeur général œuvrent de concert pour l’accomplissement de la mission de l’organisme. Ainsi, un directeur général qui joue bien son rôle et qui agit avec un président bien secondé par un conseil fort constituent d’excellentes bases pour atteindre les résultats voulus. La synergie qui s’en dégage influence tous les acteurs engagés dans l’action ainsi que les partenaires et autres organisations du milieu.
La gouvernance
La gouvernance se comprend aisément et se pratique mieux lorsqu’on connaît la portée du rôle d’administrateur.
On voudra se doter de politiques qui encadreront les pratiques et assureront une gestion équitable et transparente. Ainsi, l’une des principales politiques à mettre en place concerne la gestion des ressources financières. Il y a également la politique de gestion des ressources humaines qui régit les conditions de travail et la rémunération du personnel. Bien d’autres politiques peuvent venir en aide aux administrateurs. Le principe est, qu’une fois adoptées, elles devraient régler une foule de questions qui étaient discutées auparavant au conseil ou laissées à la discrétion du directeur général.
Des questions pratiques
Des questions fréquentes font l’objet d’échanges lors des sessions de formation. Parfois, les réponses méritent d’être nuancées dans le contexte d’une saine gouvernance. Parfois c’est l’aspect légal qui l’emporte. Voici des exemples de questions.
- Pouvons-nous inviter des observateurs dans les réunions du conseil ? test
- Le personnel de la direction générale a-t-il accès aux procès-verbaux du conseil ?
- Un administrateur peut-il être démis de ses fonctions ?
- Est-ce que l’organisme pourrait se porter acquéreur d’un immeuble ?
- Est-ce que le CA peut avoir un administrateur mineur (18 ans et moins) ?
- Est-ce que l’organisme peut exploiter un commerce et faire des profits ?
- Quel est le nombre idéal d’administrateurs au conseil ?
- Devrait-il y avoir une limite du nombre de renouvellements du mandat d’un administrateur ?
Où suivre la formation ?
- Centre d’action bénévole de Québec
- Convergence Action bénévole (Chaudière-Appalaches)
- YWCA – Leaders et décisionnelles (destinée aux femmes)
- Espace OBNL
- Collège des administrateurs de sociétés
- Moncéa / Consultants & Éditions DPRM
- Richard Lapointe
Références
[1] Roméo Malenfant, Ph. D., La Gouvernance stratégique d’un organisme sans but lucratif, Éd. D.P.R.M., 7e édition, 2018, p.168
Ce blogue fut rédigé par Richard Lapointe, bénévole expert en gouvernance.
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