Départ précipité ou départ planifié - Que faire ?
Faciliter la relève en cas d’imprévus[1]
La pandémie mondiale survenue au printemps 2020 a montré que l’improbable, l’imprévisible, voire l’impossible, peuvent arriver sans crier gare. Alors qu’arrive-t-il à un organisme lorsque des événements probables arrivent de façon inattendue ? Chaque organisme peut dresser sa propre liste d’événements risquant de se produire et quel type de réponse y apporter.
Quelques bonnes pratiques de gestion aident les personnes prenant la relève, en particulier dans des situations non planifiées. Elles touchent l’exercice des responsabilités de personnes spécifiques dans l’organisme et des pratiques administratives facilitant leur travail.
L’exercice des responsabilités
Le partage du pouvoir
« L’information c’est le pouvoir ». Dans un organisme démocratique et en santé, le pouvoir est partagé, donc, l’information circule entre les personnes selon leur niveau de responsabilité. La personne conservant l’information pour elle-même fait du tort à l’organisme et laissera à son départ un trou plutôt qu’un héritage.
Les officiers du conseil d’administration[2] partagent régulièrement l’information importante pour l’organisme, parfois non écrite, mais potentiellement stratégique.
La direction générale partage souvent avec la présidence l’information de nature stratégique. De même, elle identifie au moins un employé ou une employée clé pour partager avec lui ou elle l’information nécessaire aux opérations courantes. Ainsi, on peut pallier toute absence de la direction générale en limitant les inconvénients.
Le partage de l’information respecte en tout temps les règles de sécurité et de confidentialité.
Le départ de personnes clés
Prévoir ou réfléchir au départ potentiel de personnes clés dans une organisation peut paraître futile quand tout va bien, mais tellement satisfaisant et moins stressant quand l’exercice a été fait en amont.
Au CA, la relève de la présidence est choisie à l’avance en la personne occupant la vice-présidence. Ainsi, les critères de choix de cette dernière doivent être semblables à ceux retenus pour la présidence. Elle se prépare à prendre la relève en assumant des responsabilités au sein du CA et en partageant régulièrement avec la présidence l’information stratégique.
Pour les autres fonctions d’officiers, les responsabilités du ou de la secrétaire sont souvent partagées avec la direction générale. Cette dernière est donc en mesure de faire le pont avec la relève. Quant au poste de trésorier, il exerce sa responsabilité avec l’appui d’un comité des finances qu’il préside. Le CA tient compte de la préparation de la relève lors de l’élection des personnes à ce comité.
À la direction générale, le départ de la personne titulaire crée normalement une « secousse », surtout si ce départ n’est pas planifié. Il s’agit là d’un événement qui met à l’avant-plan le conseil d’administration dans l’exercice adéquat de ses responsabilités. Le danger pour le CA est de chercher trop rapidement une personne pour remplacer la direction générale sortante et ainsi n’exercer qu’une partie de ses responsabilités, ce au détriment de l’organisme.
Oui, il faut à court terme assurer la continuité des opérations avec le concours du personnel clé bien informé au préalable du fonctionnement. Le CA peut alors trouver une personne pouvant assumer l’intérim à la direction générale. Cet intérim peut fort bien être assuré par une employée ou un employé clé qui en a la volonté et les compétences minimales, mais sans l’intention de postuler au poste de la DG. Sinon, il faut chercher à l’extérieur soit une personne à temps complet ou une personne à temps partiel venant assister l’employé clé. L’intérim étant assuré, le CA dispose du temps requis pour trouver la meilleure personne pour relever les défis de la direction générale. En contexte de pénurie de main-d’œuvre, cette période peut être assez longue.
Le mandat d’une direction générale dans un organisme constitue un « chapitre de son histoire » et il se termine avec son départ. Nous ne pouvons donc pas le réécrire une seconde fois puisque les temps changent. Le CA prend conscience du chapitre qui se termine (c.-à-d. la contribution de la DG sortante et, s’il y a lieu, les lacunes observées) pour mieux réfléchir à ce qu’il veut voir dans le prochain chapitre à écrire (c.-à-d. l’état actuel et la vision du CA sur le devenir de l’organisme) avec la nouvelle personne recrutée à la direction générale (c.-à-d. les défis à relever pour réaliser cette vision et le profil de la personne recherchée qui en découle).
Des pratiques administratives
L’information
L’information, ressource essentielle au fonctionnement d’un organisme, demande de l’attention et des processus pour la collecter et la conserver de façon valable. Deux principes guident les actions dans ce domaine :
- La pertinence des informations collectées ou « est-ce qu’on en a vraiment besoin ? » Ce principe est rigoureusement appliqué pour toute information de nature personnelle concernant la clientèle, les membres et le personnel de l’organisme.
- La protection et les règles d’accès aux informations détenues. Tout organisme doit être conscient de ses responsabilités légales relatives à la protection des informations et des données qu’il détient dans ses systèmes informatiques et dans ses documents, en particulier les informations sur les personnes.
Le conseil d’administration et la direction générale élaborent et gardent à jour une politique de gestion de l’information et des données. Celle-ci détermine les règles précises de collecte (quelle information ?), de conservation et de destruction des informations. Les règles d’accès aux données sont aussi prévues afin de bien protéger les droits des personnes concernées et d’assurer le bon fonctionnement de l’organisme.
Plan de travail annuel du CA
Le CA adopte un plan de travail annuel énonçant les objectifs stratégiques à atteindre au cours de l’exercice qui débute pour guider la direction générale, le personnel et les bénévoles. Ce plan de travail hiérarchisé va du général (CA) vers le particulier (DG), puis vers le détail des différentes fonctions dans l’organisme. Chaque niveau de fonction détermine sa part d’actions à réaliser pour permettre la réalisation des objectifs déterminés par le CA.
L’information de gestion des affaires récurrentes
Prendre la relève dans un organisme s’avère facilité par l’existence d’un recueil d’informations de gestion des affaires récurrentes. Ce recueil regroupe les informations que chaque fonction utilise pour la gestion des activités, du personnel et des bénévoles, des ressources financières, des ressources matérielles et des ressources informationnelles.
Il peut comprendre notamment :
- Le calendrier des récurrences annuelles.
- La liste des obligations et des livrables annuels concernant les différents rapports légaux ou ceux exigés par les bailleurs de fonds.
- La liste des contacts pour le maintien des liens d’affaire, philanthropique et des partenaires.
- La liste sécurisée de tous les codes d’accès de l’organisme.
Des bénévoles experts sont à votre disposition pour vous accompagner dans des travaux relatifs aux sujets traités comme un plan de relève et la gestion des risques, le travail en équipe au CA et avec la DG, l’intérim et le recrutement du titulaire de la DG, la gestion de l’information, le plan de travail annuel, l’information de gestion des affaires récurrentes, etc.
Ce texte fut rédigé par Jean-Yves Simard, bénévole expert en gouvernance.
[1] Plan de relève – Avril 2022
[2] Les officiers sont les personnes occupant la présidence, la vice-présidence, le secrétariat et la trésorerie. On devrait aussi y ajouter des personnes clés au CA autres que les officiers, par exemple une personne présidant un comité ayant une importance stratégique pour l’organisme.