Les règlements généraux (aussi appelés règlements intérieurs) sont les règles du jeu d’un Conseil d’administration (CA) d’un organisme à but non lucratif (OBNL).
Les sujets tels la composition du CA et le recrutement de ses membres, la fréquence des réunions, la tenue de l’assemblée générale et le fonctionnement des élections, les catégories de membres de l’organisme, les politiques du CA visant à favoriser l’éthique sont traités à même ces règlements.
À quoi servent les règlements généraux ?
Les règlements généraux visent à établir le fonctionnement d’un CA : ils sont en soi, les règles régissant le conseil et ses membres. Combien de membres siègent au CA ? Quelle est la procédure à suivre lorsqu’il a un poste à combler au sein de celui-ci ? À quelle fréquence ces membres se rencontrent-ils pour assurer la bonne gouvernance de l’organisme ? Quelles sont les dates délimitant l’exercice financier de l’organisme ? Le CA a-t-il des comités permanents ou ad hoc sur lesquels repose sa gouvernance de l’organisme ? Quel est le quorum nécessaire à la tenue des rencontres du CA ? Et pour l’Assemblée générale ?
Ce sont des exemples de sujets dont les règlements généraux doivent traiter.
Les règlements généraux deviennent donc une référence pour un CA qui souhaite maximiser sa contribution en établissant et suivant des règles précises. Ces règlements doivent tenir compte des spécificités de l’OBNL pour lequel ils sont élaborés : il n’y a donc pas de contenu précis s’appliquant à tous les règlements généraux de tous les organismes. Ce qui sera considéré comme adapté à un contexte sera déconseillé dans un autre.
Pourquoi réviser des règlements généraux ?
Un consensus de plus en plus large se dessine depuis quelques années : les OBNL doivent adopter de meilleures pratiques de gouvernance. À cette fin, les règlements généraux deviennent, au-delà de la référence pour le conseil, un outil soutenant la reddition de comptes. À l’intérieur des règlements, on retrouve alors des nouvelles politiques et mises à jour, telles les politiques visant l’éthique, qui sont dorénavant considérées des incontournables dans le cadre de la gouvernance des OBNL.
Tout changement relatif à l’organisme lui-même, à sa mission ou à sa vocation peut aussi entraîner des modifications de règlements généraux. Par exemple, un organisme qui voit sa portée s’étendre voudra peut-être modifier le nombre de membres siégeant à son CA.
De plus, un organisme peut constater que ses règlements généraux ne correspondent plus à ses besoins ou à sa réalité, comme par exemple, la volonté d’ajouter un comité. Le CA peut alors modifier ses règlements pour formaliser l’ajout dudit comité ainsi que sa charte.
À quelle fréquence faut-il songer à réviser les règlements généraux ?
Il n’y a pas de bonne pratique liée à la fréquence des révisions. Cependant, on sous-entend que le CA (ou par exemple, le comité de gouvernance) veille régulièrement à ce que ses règlements soient conformes et adaptés à sa réalité. Si un CA est moins diligent dans l’application ou la mise à jour de ses règlements, celui-ci mine sa crédibilité non seulement face à ses bailleurs de fonds et de ses membres, mais aussi de ses nouveaux membres au CA qui normalement, prennent acte des règlements généraux en se joignant.
Comment adopter des règlements généraux modifiés ?
L’adoption des règlements modifiés se fait par proposition, comme toute décision relevant du CA. Ceux-ci entrent en vigueur dès que le vote affirmatif est obtenu.
Les règlements modifiés sont ensuite présentés et entérinés lors de l’Assemblée générale par un vote majoritaire des membres : ils deviennent alors formellement reconnus comme étant les règlements généraux de l’organisme.
Dans le cas où ces changements ne sont pas appuyés lors de l’Assemblée générale, l’ancienne version demeure et il faudra alors les modifier suivant le processus de proposition lors d’une réunion de CA puis un vote par les membres à la prochaine Assemblée générale.
Annexe proposant un modèle de présentation des modifications aux règlements généraux aux membres de l’organisation.
Trucs et conseils à considérer :
- La longueur de votre document de règlements n’est aucunement gage de sa spécificité ni son utilité; d’ailleurs, le conseil contraire est souvent mieux adapté – assurez une concision et une clarté dans la rédaction de vos règlements.
- Assurez-vous d’éliminer toute redondance ou contradiction : on va souvent noter dans des cas où certaines mises à jour sont faites au cours des années, que celles-ci peuvent rendre d’autres clauses redondantes ou contradictoires. Lors d’une mise à jour, il faut s’assurer que le changement s’inscrit en considérant l’intégralité des règlements.
- Ne vous noyez pas dans la formalité : comme mentionné, les règlements servent à outiller le CA sur son fonctionnement. Certains organismes plus avant-gardistes voudront tailler des clauses à leur image, selon leurs méthodes et leurs valeurs. Ce n’est pas parce qu’une clause est inédite qu’elle est à éviter ! Au contraire, un contenu bien rédigé selon le souhait des gestionnaires (direction et CA), qui respecte la mission et les valeurs de l’organisme, et qui reflète la réalité de ses membres est admirable.
Comme toute opération nécessitant une expertise, ne vous gênez pas de demander conseil : les règlements généraux ont normalement une longévité qui rend leur révision, bien que nécessaire par moments pour assurer leur utilité, peu fréquents pour une grande majorité. À moins que les règlements généraux aient été conçus de manière inadéquate au départ, les révisions et ajustements requis sont pour la plupart mineurs et occasionnels.
Quelques questions à se poser avant de convenir d’une révision des règlements généraux :
- Est-ce que nos règlements généraux servent bien ? Sinon, où et quand se font sentir les lacunes ?
- Y a-t-il eu des changements majeurs (dont nos règlements devraient refléter) ?
- Avons-nous noté au courant de la dernière année, des questions dont les règlements n’ont su répondre ?
Ce texte fut rédigé par Negar Haghighat, bénévole experte et spécialiste en gouvernance des OBNL, accréditée par l’Université Laval.
Références
Gagné et Lapointe, Améliorez la gouvernance de votre OBNL, 2016.