Vous songez à amorcer une démarche de planification stratégique ?
Cela vous semble lourd et ardu ?
C’est normal !
Voyez-la comme un bon investissement !
Cette démarche apportera à votre organisme plusieurs bénéfices.
Voici des explications, des situations et des étapes afin de mieux comprendre, la planifier et l’organiser. En étant préparé et accompagné, cette démarche peut être facile et amusante.
Qu’est-ce qu’une planification stratégique ?
La planification stratégique (PS) est un outil de management et d’orientation qui permet de se projeter dans l’avenir, anticiper les changements, définir des grandes orientations, des objectifs, et dresser des pistes d’action. C’est avant tout un exercice de questionnement et de positionnement. Dans le cas où votre organisme a déjà réalisé une planification stratégique, il serait indiqué et fort utile d’évaluer cette dernière. Il s’agit de faire le point sur ce qui a été fait; les éléments à retenir dans une nouvelle planification et écarter ceux qui ne sont plus pertinents.
Les objectifs d’une planification stratégique
- Mobiliser les acteurs de l’organisme;
- Développer une vision commune;
- Se projeter dans l’avenir;
- Identifier les opportunités, les menaces et les enjeux dans un futur rapproché et à plus long terme;
- Orienter et organiser nos actions pour réaliser notre mission;
- Innover;
- Avoir des plans d’actions structurés;
- Utiliser de façon optimale l’ensemble des ressources humaines et financières.
La démarche et ses étapes
Faire le diagnostic :
- Revisiter la mission, la vision et les valeurs de l’organisme (énoncé de la mission, aspiration de l’organisme, valeurs véhiculées par l’organisme);
- Faire le point sur la situation actuelle, (historique, services offerts, réalisations significatives, finances, etc.)
- Identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces;
- Mettre en évidence les enjeux et problèmes importants;
Déterminer les orientations stratégiques (entre 3 et 5 orientations)
- Exprimer les orientations en misant sur la situation d’avenir « idéale » à laquelle tend l’organisation dans l’accomplissement de sa mission.
- Questionner ce que l’on veut faire à plus long terme à partir des enjeux identifiés;
Déterminer les objectifs rattachés aux orientations stratégiques (entre 3 et 5 par orientations)
- Une organisation se fixe souvent plus d’un objectif en vue d’atteindre une orientation;
- Les objectifs doivent énoncer clairement les résultats particuliers que l’organisation s’efforce d’atteindre pour réaliser ses orientations;
- Définir les objectifs le plus concrètement possible afin d’en faire un suivi efficace.
Mise en œuvre :
- Réaliser un plan d’action en lien avec les orientations et objectifs stratégiques en identifiant les activités, le rôle de chacun, le budget et l’échéancier;
- Identifier les éléments que l’organisme désire mesurer et à quelle fréquence;
- Prévoir un mécanisme et un échéancier d’évaluation.
Conditions préalables
- Stabilité de l’organisme;
- Engagement du CA;
- Absence de désaccords/conflits majeurs entre le CA et la direction (coordination)
- Absence de conflits majeurs au sein des membres du CA et de l’équipe de travail;
- Engagement de la direction (coordination) et de l’équipe;
- Accepter d’y mettre du temps et de s’ouvrir aux questionnements.
Vous êtes prêt ?
Voici ce qu’il faut mettre en place avant de commencer :
- Mettre en place un comité de travail;
- Déterminer sa composition avec soin;
- Déterminer les rôles de chacun: Animation des rencontres, rédaction, suivis, etc.
- Identifier l’information nécessaire à la démarche (planification antérieure, plan d’action, énoncé de mission, états financiers, organigramme, etc.)
- Identifier les zones et la portée de la consultation (employés, membres, partenaires, communauté, etc.)
- Élaborer un calendrier de travail.
Rôle du bénévole expert
Le bénévole expert vous accompagnera dans la démarche soit en animant le processus auprès du comité de travail, en vous guidant dans la réflexion. Le bénévole expert peut vous proposer une méthodologie et des outils de travail et de suivi. Il vous aidera à trouver le bon positionnement et à développer une vision commune de l’avenir.
Une première rencontre entre l’organisme et le bénévole expert permettra de clarifier les attentes et façons de travailler.
Ces conseils sont soumis par Marie-Claude Alain, bénévole experte en planification stratégique.
Si vous désirez entreprendre une démarche de planification stratégique, Bénévoles d’Expertise saura analyser votre situation et assigner un bénévole expert.