La pénurie de main-d’œuvre actuelle affecte tous les secteurs de l’économie et elle n’épargne pas le secteur communautaire. Pour les OBNL, il est déjà plus difficile de recruter du personnel. Les salaires et avantages sociaux y sont souvent moins généreux, tandis que le secteur requiert en grande partie du personnel spécialisé. En temps de pénurie de main-d’œuvre, l’arrimage entre les postes disponibles dans les OBNL et les compétences de la main-d’œuvre disponible peut aussi être exacerbé.
Mais si nous sortons de la simple définition de l’offre et la demande de main-d’œuvre et que nous nous attardons à ses conséquences, on se rend compte qu’elles sont néfastes pour le personnel en place. Si des employés doivent combler des déficits de personnel dans une organisation, cela peut conduire à de l’épuisement professionnel ayant un impact sur la santé mentale. L’organisme peut se retrouver dans un cercle vicieux où un employé en situation d’épuisement professionnel doit s’absenter causant ainsi une pression additionnelle sur le personnel restant.
La pénurie de main-d’œuvre peut jusqu’à affecter la raison d’être de l’organisme si celui-ci n’est plus en mesure d’effectuer sa mission. Cela peut avoir de graves conséquences sur le personnel, mais aussi sur la crédibilité de l’organisme auprès de ses partenaires, de sa clientèle et de ses bailleurs de fonds.
Mais avant d’en arriver là, il existe des pistes de solutions pérennes et évolutives adaptées aux OBNL visant l’optimisation des postes en situation de pénurie de main-d’œuvre. Les choix d’actions ci-dessous peuvent être utiles lors du départ d’un employé, mais ils seront encore plus efficaces si on est proactif et prévoyant afin d’être bien outillé pour faire face à des situations difficiles en matière de main-d’œuvre.
Gestion des ressources humaines
- Les descriptions de tâches sont-elles adéquates ? Reflètent-elles les besoins de l’organisme ?
- Les descriptions de tâches devraient être révisées périodiquement (ex : lorsque les orientations d’un organisme changent, la structure opérationnelle est modifiée, etc.).
- Comment améliorer nos façons de faire en matière de dotation ?
- Sortir des sentiers battus et faire preuve de créativité pour annoncer un poste vacant.
- Vanter et vendre le domaine du communautaire : bien qu’il soit possiblement moins attrayant au point de vue pécunier, le domaine communautaire offre de nombreux avantages. C’est un secteur dynamique qui vise à améliorer la qualité de vie de la communauté ainsi que la qualité de vie des employés. C’est un rassemblement de personnes engagées qui fourmillent d’idées.
Gestion du travail
- Notre gestion du temps est-elle optimale ?
- Voir à ce que des méthodes et des stratégies soient employées pour planifier les journées et optimiser le temps pour une gestion efficace des tâches à exécuter.
- Gérer les priorités en faisant les bons choix.
- Est-ce que les horaires de travail sont maximisés ?
- La disponibilité des employés pourrait être réexaminée (ex : certains employés qui travaillent à temps partiel seraient peut-être intéressés à augmenter leurs heures de travail).
- Si possible, prévoir les moments les plus occupés et planifier la redistribution des tâches.
- La planification des tâches en équipe et l’implication des employés dans l’élaboration de l’horaire de travail peuvent s’avérer utiles et bénéfiques.
Planification stratégique
- Quelles sont les attentes par rapport au plan stratégique de l’organisme ?
- Il est important d’obtenir l’engagement du CA par rapport aux objectifs du plan stratégique. Toutefois, si les besoins changent, que des problèmes surviennent (ex : difficulté de remplir ses engagements due à la pénurie de main-d’œuvre), le CA doit en être informé le plus tôt possible.
- Les priorités peuvent-elles être revues ? Les délais accordés pour les réaliser peuvent-ils être modifiés dans le temps ?
- Lorsque des difficultés majeures empêchent le bon fonctionnement de l’organisme, cela aura un impact direct sur la réalisation des objectifs et des priorités mises de l’avant dans le plan stratégique. Il est donc important de faire le point sur la situation et d’identifier ce qui pourrait être fait dans un plus long terme.
- Comment modifier le plan d’action pour faire en sorte d’optimiser les ressources ?
- Le plan d’action pour réaliser les objectifs n’est pas statique. Il est associé aux activités, aux rôles de chaque employé et à des échéanciers bien établis. Lorsque d’importantes difficultés empêchent les employés de réaliser leurs activités, il est essentiel de le revoir en équipe afin de pallier la situation.
Gouvernance
- Est-ce que le Conseil d’administration gouverne de façon efficace ? S’est-il doté de politiques claires pour déterminer les rôles et responsabilités entre le CA et la Direction générale ?
- Lorsque les rôles et responsabilités sont bien établis et reconnus par le CA et la Direction générale, cela facilite la prise de décisions et la mise en œuvre des actions à prendre. Ceci est encore plus important en situation problématique.
- Le CA offre-t-il un encadrement et des orientations claires à la direction générale ? En retour, cela est-il bien traduit aux employées par la Direction générale ?
- La communication entre le CA et la Direction générale est un élément clé dans la prise de décisions. Elle se doit d’être fluide, exacte et donnée en temps opportun. Afin de pouvoir mettre en œuvre les décisions du CA, la Direction générale doit bien les transmettre aux employés et de formuler des solutions avec ceux-ci.
- La Direction générale doit aussi fournir tout l’appui nécessaire au CA pour faciliter la prise de décisions. Ceci veut dire produire la documentation, proposer des pistes de solutions, des avis, etc.
Ces pistes de solutions peuvent être entreprises simultanément ou individuellement selon les besoins. BE peut offrir un accompagnement dans tous ces domaines afin de faciliter l’analyse de la situation, mais aussi la mise en œuvre de tous changements nécessaires à une optimisation des postes en pénurie de main-d’œuvre.
Déposer une demande d’accompagnement
Références
Bénévoles d’Expertise a publié de nombreux blogues qui pourraient vous aider à mieux comprendre certains des sujets mentionnés ci-dessus.
- 7 compétences de la gestion du temps
- Un organisme communautaire : une communauté de coopération
- Pour ne pas avoir peur d’une planification stratégique, vaut mieux la comprendre !
- La gouvernance d’un OBNL
- Le partage de pouvoirs entre CA et DG
Ce texte a été rédigé par Édith Dussault, bénévole experte en gestion des ressources humaines.