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Les 6 étapes de la planification stratégique

On entend souvent, à propos d’une planification stratégique (PS), que c’est un travail long, accaparant ou compliqué à faire. Est-ce que c’est une réalité ou un mythe ? Aujourd’hui, l’équipe de coordination va défaire ces mythes persistants, au sujet de cette démarche importante et agréable à réaliser, en plus de vous démontrer qu’elle peut être simple. Néanmoins, il ne faut pas attendre une situation d’urgence (exemple, un bailleur de fonds vous demande de présenter votre planification stratégique avant de s’engager financièrement envers votre organisme) pour commencer ce travail, car cette situation pourrait restreindre votre disposition à prendre des décisions avisées et réagir de manière efficace. Nous ne vous mentirons pas en vous disant que c’est rapide à faire. Il s’agit d’un travail proactif qui a comme but de vous préparer aux opportunités et aux défis futurs, de manière efficace.

Combien de temps pour réaliser une PS, nous demanderez-vous ? Difficile de se prononcer, car la démarche varie en fonction de chaque organisme, tout dépendant de la taille, le nombre de services offerts, le nombre d’employé.e.s, etc. De plus, ce n’est pas uniquement une autre étape dans la gestion de votre organisme, c’est un outil de gestion. C’est l’assise sur laquelle repose votre succès, pour les prochaines années. Sans vouloir vous expliquer ce qu’est une PS, ce que vous savez probablement déjà, dans ce blogue, nous allons vous parler des étapes indispensables pour la réaliser. Voici les étapes essentielles que vous allez réaliser avec votre bénévole.

 Étape 1 :  Le trio indispensable – Qui sommes-nous ?

La mission, la vision et les valeurs sont utilisées pour représenter votre organisme. En définissant bien ces trois énoncés, vous permettez aux gens (membres, partenaires, bailleurs de fonds, etc.) de cerner ce que vous faites, comment vous le faites et pour qui. C’est pourquoi il est important de revoir ces notions régulièrement, afin de s’assurer qu’elles correspondent à la réalité actuelle de l’organisme.

Étape 2 : Grilles d’analyse de l’environnement – Où allons-nous ?

L’analyse de l’environnement interne et externe a pour objectif de définir et partager une vision claire d’où se situe l’organisme à l’heure actuelle. Cette analyse vous permettra, lors de la définition des objectifs et du plan stratégique, d’identifier des opportunités ou des actions que vous n’auriez pas forcément envisagées sinon. Il est important d’effectuer cette analyse sans « barrières à la créativité » et de recueillir des points de vue de plusieurs participants avec des expériences distinctes.

 L’analyse FFMO

Elle est utilisée afin d’évaluer les opportunités actuelles et futures pour votre organisme. FFMO est un acronyme de : forces, faiblesses, opportunités et menaces. Vous consulterez régulièrement cette analyse pendant le processus de planification opérationnelle.

  • Positif : Quelles sont vos forces qui favorisent la réalisation de votre mission et quelles sont vos opportunités.
  • Négatif : Quelles sont vos faiblesses qui nuisent ou qui pourraient nuire à la réalisation de votre mission à l’externe et quelles sont vos menaces.

Analyse PESTEL : qu’est-ce qu’une analyse PESTEL ?

L’acronyme PESTEL est une méthode d’analyse en planification stratégique. L’objectif est d’évaluer l’influence des facteurs externes de l’organisme, tels que : politique, économique, socioculturel, technologique, écologique et légal. Le point de départ indispensable pour toute étude sur le macro-environnement de l’organisme. Cette analyse est utilisée conjointement avec la FFMO.[1] Il est important de réaliser cet exercice, car il peut aider à prévoir les défis éventuels, à identifier les opportunités et ce qui pourrait nuire ; vous serez donc en mesure d’ajuster votre stratégie.

 Étape 3 : Les axes prioritaires – où voyez-vous l’organisme pour les prochaines années ?

Idéalement, on détermine 3 ou 4 axes et stratégies (objectifs clés), que vous souhaitez atteindre et qui orienteront le reste de la planification stratégique (Exemple de thèmes : organisation, communication, financement, offre de service, etc.).

Ceux-ci doivent être en harmonie avec la vision globale de votre PS et doivent être alignés sur la mission, la vision et les valeurs d’organisme, afin de garantir une cohérence stratégique. Il est important que tous.tes (direction, équipe de travail, conseil d’administration, bénévoles, bailleurs de fonds, etc.) comprennent clairement la logique derrière ces choix, afin de faciliter l’engagement et la mise en œuvre réussie du plan d’action qui en découlera.

Étape 4 – Des objectifs SMART

Les objectifs SMART sont un ensemble de critères qui viennent nous donner de précieuses pistes pour bien définir ses objectifs. Cette méthode aide à se projeter, de façon claire, ce qui augmente vos chances de réussite de votre planification stratégique.

Lors de la définition d’objectifs et des cibles, il est recommandé de suivre le modèle SMART qui permet de s’assurer de la qualité du résultat. Ces objectifs permettent de déterminer la direction où vous voulez aller et de bien le communiquer aux gens de votre équipe (employé.e.s, bénévoles, conseil d’administration, etc.) pour faire avancer tout le monde dans le même sens et pouvoir bien suivre l’évolution du travail.[2]

Étape 5 – Le plan d’action

Le plan d’action est un document détaillé qui décrit les étapes importantes, les ressources nécessaires et les échéanciers prévus, toujours dans le but d’atteindre vos objectifs. C’est une feuille de route qui vous servira de guide dans l’exécution d’une série de tâches et qui vous permettra, autant à l’équipe de gestion et l’équipe des employés de mettre en place les actions pour atteindre vos cibles.

Celui-ci peut être détaillé par mois, trimestre ou maximum par année. Ainsi, si votre terme choisi est de 3 ans, vous pourriez détailler les actions pour la première année par mois, et les actions pour l’année 2 et 3 par trimestre, par exemple.

Exemple

Axe 1 :

Objectif :
ActionCommunicationResponsableRessourcesÉchéancesSuivis
Étapes et activitésComment l’information sera partagéeQui s’en occupeCe qui est nécessaires (budget, personnel, équipement, etc.)Dates de début et de finQualitatif et ou quantitatif

Étape 6 – La mise en œuvre de votre plan d’action

La mise en œuvre de votre plan d’action est la sixième et dernière étape. Avoir un plan stratégique n’est pas suffisant ; il est essentiel de le faire vivre. Pour y parvenir et pour éviter les défis fréquemment rencontrés lors de cette étape, l’implantation d’un comité de mise en œuvre stratégique devient un moyen incontournable. Il s’agit d’un groupe responsable du suivi du plan d’action annuel, qui a pour objectif d’établir et de coordonner les étapes de la réalisation de celui-ci. Car un plan d’action sans suivis est rarement viable.

En terminant, n’oubliez pas que :

  • le pire ennemi de la mise en œuvre est un plan d’action volumineux ;
  • le plan stratégique doit être basé sur des faits et non des perceptions ;
  • les membres du comité de suivi doivent obligatoirement comprendre les opérations quotidiennes de l’organisme .[3], [4]

La PS est un exercice qui représente les fondements d’un OBNL prospère et orienté vers l’avenir. En suivant les étapes précédentes, vous vous dirigez vers le succès à long terme. Vous aurez en main une base pour la prise de décisions en comprenant comment chaque décision est importante pour vos objectifs à long terme.

Enfin, n’oubliez pas que si vous voulez entreprendre cette démarche vous aurez l’accompagnement d’un.e bénévole pour vous guider et vous amener à rédiger votre plan d’action.

Bonne planification !

Cet article est tiré du document « Explication d’une planification stratégique » auquel ont contribué MM. François Giroux et Augustin Bert, bénévoles experts.

[1]  https://www.manager-go.com/strategie-entreprise/pestel.htm

[2] Jean-Claude Gagné, conseiller d’affaires, BDC Services-conseils. https://www.bdc.ca/fr/articles-outils/boite-outils-entrepreneur/gabarits-documents-guides-affaires/glossaire/objectifs-smart

[3] https://www.dancause.net/strategie/comment-reussir-la-mise-en-oeuvre-de-votre-strategie-dentreprise/

[4] https://asana.com/fr/resources/strategy-implementation

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