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Les 100 premiers jours d’une direction générale : Pour une prise de poste réussie !

Vous avez obtenu la promotion désirée depuis un bon moment, vous êtes fier.ère de vous et vous avez raison. Vous allez devenir le centre de l’attention de tout le personnel pour les prochains jours, c’est pourquoi il est primordial d’agir avec prudence afin d’établir votre crédibilité, et afin d’éviter de vous retrouver déçu.e de ce changement de carrière dans quelques mois. Vous êtes votre pire ennemi. Vous et le sentiment d’urgence de performer. Réalisez votre transition et celle de votre équipe avec stratégie.

Premier jour

⊕  L’attitude gagnante est celle de l’humilité. Certes, vous avez un excellent CV et vous brûlez d’envie de démontrer votre savoir-faire. Optez plutôt pour une communication du genre « j’ai besoin de vous » au lieu de « vous avez besoin de moi ». N’oubliez pas que l’on vous observe…

Actions à poser ce premier jour :

√ Présentation brève de quelques minutes.
√ Rencontrez vos collaborateurs directs, tels vos adjoint.e.s, et visitez les lieux avec ceux-ci.
√ Prenez possession de votre bureau et remplissez la paperasse de formalités.

⊗ Piège à éviter :

  • Un seul pour aujourd’hui : l’arrogance !

Première semaine

⊕ Le mot clé est « Comprendre l’environnement ».

Trois activités importantes au menu :

√ Préparez les rencontres individuelles avec tous les membres de votre équipe. Ceci est primordial. La préparation consiste à prendre les rendez-vous et élaborer le canevas de rencontre. Celui-ci devrait inclure les aspects suivants : le rôle et les responsabilités de la personne interviewée, ses succès, ses forces et ses limites, sa perception de la performance de l’organisation et les suggestions de changements qui devraient être apportés.
√ Commencez ces rencontres.
√ Lisez les textes et documents officiels relatifs à l’organisation.

⊗ Voyez à ce que les rencontres individuelles ne dégénèrent pas en médisance envers les autres employé.e.s. Vous devez vous faire votre propre idée sur chacun d’eux et ne pas vous laisser influencer.
⊗ Attention aussi à ne pas faire de promesses lors des rencontres.
⊗ C’est le moment de mettre en pratique votre écoute active et bienveillante et ne pas imposer vos solutions. Il n’est pas encore temps de faire des changements, à moins que la santé ou la sécurité du personnel soit en jeu.

 À partir de la deuxième semaine

⊕ Ce mois devrait être consacré à dégager votre « vision globale de l’organisation et de votre équipe ». Vous devez apprendre à ne plus « faire », mais plutôt à déléguer. Il existe plusieurs outils de gestion qui peuvent vous aider à mieux le faire. Si vous prenez tout sur vos épaules, votre équipe aura tôt fait de se sentir à part. N’oubliez pas que vous devez désormais utiliser différemment vos compétences d’autrefois. Votre nouveau réseau d’influence devrait aussi retenir votre attention.

√ Rencontrez de manière informelle certains collègues des autres unités, ceux et celles que vous n’avez pas encore rencontré.e.s. Évaluez qui peut être un.e allié.e potentiel.le. Rencontrez également quelques bénévoles et quelques bénéficiaires et prenez le pouls de leur satisfaction.
√ Assistez à vos premières réunions techniques.
√ Évaluer les pratiques de gestion établies afin de dégager ce qui fonctionne bien. On ne changera pas une pratique gagnante. Les réunions d’équipe, les processus généraux et administratifs, les projets en cours, la reddition de comptes, etc. Profitez-en pour aussi identifier les intouchables et les tabous.

⊕ Quelles sont d’après vous les vraies valeurs de l’organisation ? Il y a souvent un écart entre les valeurs officielles et les non-dits. Vous devriez maintenant être en mesure de poser un diagnostic sur l’organisation. Encore une fois, plusieurs outils de gestion peuvent vous aider à planifier vos interventions selon que l’organisation soit en démarrage, en redressement, en redéfinition ou en maintien.

 À partir de la cinquième semaine

⊕Établir les priorités. Voici venu le temps de prendre vos premières grandes décisions.

√ Une analyse stratégique serait ici la bienvenue. Bien qu’il soit plus pratique de la générer dans le calme de votre bureau, sachez qu’un tel exercice exécuté avec les membres clés de votre personnel sera de bien meilleure qualité. De plus, vous y gagnerez en adhésion et en collaboration.
√ Rencontrez votre supérieur.e ou votre CA. Communiquez votre perception, vos objectifs, vos moyens et vos priorités. Assurez-vous d’obtenir les autorisations nécessaires. Documentez factuellement vos besoins en ressources.

⊗ Attention à la confrontation.
⊗ Choisissez de prendre d’abord des décisions qui éliminent les irritants quotidiens, garantes de l’adhésion de tous et toutes.
⊗ Assurez-vous de toujours faire un suivi sur les commentaires recueillis.

 À partir du troisième mois

⊕ Pensez au futur. Quels projets sont en cours, à planifier, à débuter ? Quels changements majeurs devez-vous amorcer ?

Le temps est aux inventaires.

√ Quelles sont les ressources humaines dont vous disposez ? Qui sont vos atouts majeurs ? Qu’est-ce qui manque en matière de compétences générales et spécifiques ? Quelles formations sont nécessaires ? Quels comportements sont aidants ou potentiellement nuisibles ?
√ Quelles sont les ressources financières dont vous disposez ? Quelles sont les alternatives ?
√ Quelles sont les données dont vous disposez ? Est-ce que les indicateurs de gestion actuels sont suffisants et efficaces ? Est-ce que les réunions d’équipe vous permettent de progresser ou doivent-elles être redéfinies ?
√ Soulignez les premiers succès, en promulguant la collaboration de tous et toutes et non seulement votre flair.
√Communiquez les changements à venir à votre équipe. Utilisez les techniques de communication reconnues. Expliquez les « pourquoi », « qui », « quand » et « comment » avec simplicité et honnêteté. Recueillez les commentaires.

 Dernier jour

⊕ Mettez fin aux préparatifs et sautez dans l’arène.

√ Rencontrez vos supérieur.e.s et faites le point sur vos objectifs. Profitez-en pour obtenir une rétroaction de leur part sur votre performance.
√ Présentez-leur votre plan de développement personnel basé sur ce que vous avez appris sur vous-même durant ces premiers jours. Cela est toujours bien perçu.

Des bénévoles expert.e.s peuvent vous soutenir lors de cette prise de poste tant au niveau d’un coaching personnalisé, d’une analyse stratégique, d’un plan de développement individuel, de la gestion des ressources humaines, du travail d’équipe, d’un plan de communication, etc.

Pour être accompagné, il suffit de devenir membre de BE ou de déposer, si vous êtes déjà membre, une autre demande d’accompagnement à l’équipe de coordination.

Cet article s’inspire de l’ouvrage « Les 90 jours pour réussir sa prise de poste » de Michael Watkins et fut rédigé par Madone Banville, bénévole experte en gestion.

Légende :
⊕ : Cible à atteindre
√ : Actions à poser
⊗ : Pièges à éviter

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