Il fut un temps où la seule question qui nous était posée pour siéger sur un conseil d’administration était du genre « Hey, ça tentes-tu d’embarquer avec nous autres. Tu vas voir, c’est super le fun… ». Aujourd’hui et bien heureusement d’ailleurs, les temps changent. En effet, pour que les personnes appelées à siéger à un conseil d’administration puissent avoir autant de plaisir, elles doivent être particulièrement conscientes de leurs rôles, responsabilités et obligations.
C’est donc dans ce cadre bien précis que vient s’inscrire la gouvernance. Bien qu’on en retrouve différentes définitions, le ministère de l’Éducation du Québec la définit comme étant « (…) un ensemble de politiques, de règles et de pratiques auxquelles se réfère une association pour réaliser ses objectifs communs tout en adhérant à des normes d’éthique, d’intégrité, de responsabilité et d’efficacité rigoureuses et claires. » – Code de gouvernance des organismes à but non lucratif (OBNL) québécois de sport et de loisir – mai 2021. Plus simplement dit, la gouvernance est cet encadrement qui permet aux personnes siégeant à un conseil d’administration de bien remplir leurs fonctions.
Et voilà, tout est dit. C’est tellement évident, facile et pourtant, pour le commun des mortels qui veut simplement contribuer à la vie de sa communauté en s’impliquant dans un organisme, adresser la gouvernance, c’est comme se retrouver au pied de l’Everest en culotte courte et en sandales. Dès lors, la grande question, c’est : « Comment s’y prend-on? ». Vous remarquerez qu’il n’est nullement fait mention de problème, mais plutôt de question. En effet, la gouvernance n’est d’aucune façon un problème, bien au contraire, c’est en fait une merveilleuse occasion, une alliée de premier plan, un outil indispensable.
Disons, dans un premier temps, que l’ensemble de cet encadrement se retrouve donc dans une documentation plus ou moins complexe allant des lettres patentes et des règlements généraux jusqu’aux politiques, procédures, codes et autres documents. Comme on peut s’en douter et puisqu’il est question d’encadrer le fonctionnement de l’organisme, les aspects touchés sont nombreux : gestion des ressources humaines et celle des bénévoles; gestion des risques, gestion financière; rémunération du personnel et échelles salariales; formation du personnel; harcèlement; gestion des services offerts par l’organisme; télétravail; confidentialité des données; communications; gestion de l’information; gestion de crise ou encore gestion des dons et commandites. Bref, comme on peut le constater, les domaines couverts sont nombreux.
Évidemment, il existe différents niveaux d’importance. À la base, on reconnaît que les lettres patentes et les règlements généraux constituent la pierre angulaire de tout organisme et méritent une attention particulière. Pour le reste, les sujets abordés, l’importance et le niveau de détail dépendent d’une foule de facteurs: l’envergure même de l’organisme, sa mission, ses objets, sa culture organisationnelle, etc.
Quant aux références sur le sujet, elles sont pour le moins abondantes. Il suffit en effet d’entrer le mot « Gouvernance » sur un moteur de recherche pour constater la panoplie d’informations disponibles : diverses formations, textes de références, outils pour construire des politiques, etc.
Si le processus peut se révéler fastidieux à certains égards, il est possible heureusement de simplifier la démarche en utilisant les services offerts chez Bénévoles d’Expertise en l’occurrence l’accompagnement personnalisé.
L’accompagnement est en effet le moyen le plus efficace qui s’offre à votre organisme. Le mandat confié dépendra évidemment de vos besoins, mais il permet sans aucun doute d’optimiser le temps et les efforts consacrés. Tout comme les fameux Sherpas qui accompagnent ces aventuriers de l’Everest, votre conseillère ou votre conseiller tout comme le bénévole affecté éventuellement à un mandat pourront vous soutenir de différentes façons :
- En tenant compte de vos particularités et de vos capacités, vous guider dans le chemin à emprunter; dans la priorisation à privilégier à l’égard de votre gouvernance.
- Examiner non seulement l’ensemble de vos pratiques en matière de gouvernance, mais également la documentation existante au sein de votre organisme.
- Vous soutenir dans la révision ou la préparation des documents devant être rédigés en vous fournissant des exemples, mais surtout des conseils sur les pièges à éviter.
- Vous prodiguer des recommandations sur certaines suites qui seraient nécessaires comme la réalisation d’une planification stratégique ou autres.
Vous pourrez aussi être invités à vous joindre à une Communauté d’apprentissage en gouvernance (CAG). Vous y retrouverez d’autres organismes et serez accompagnés tout au long du processus pour réfléchir à votre gouvernance tout en développant davantage vos connaissances en lien avec une saine gouvernance et vous mettre en action pour opérer des améliorations ou des changements. D’ailleurs, lors de l’élaboration du projet de la CAG en 2021 et 2022, un document sur les « Outils d’encadrement de la gouvernance » a été créé et est aujourd’hui mis à votre disposition afin de vous informer des politiques et des règlements nécessaires minimalement dans votre organisation en matière de gouvernance.
Bref, vous voilà donc à la croisée des chemins. Et la question s’impose : est-ce que, en tant qu’administrateur.trice d’un organisme, nous avons besoin d’entreprendre pareille démarche :
- Certains répondront qu’ils n’en ressentent aucun besoin puisqu’ils disposent déjà d’une gouvernance moderne. Tant mieux, mais surtout, demeurez vigilants.
- D’autres seront persuadés ne pas en avoir besoin. À ces derniers, il serait peut-être important de rappeler certains dossiers : Hockey Canada ; la Ligue de hockey junior majeure du Québec ; la Société de l’assurance automobile du Québec et de l’impact potentiel sur la réputation.
Or, personne et encore moins les partenaires financiers n’aiment être associés à des organismes dont la gouvernance n’est pas exemplaire. Alors, pensez aux impacts potentiels sur votre financement.
- Enfin, il y a ceux qui seront persuadés que la démarche est beaucoup trop complexe pour être entreprise. À ceux-là, il suffit de vous rappeler que vous n’êtes qu’à un seul clic de trouver l’aide nécessaire auprès de Bénévoles d’Expertise.
C’est donc maintenant à vous de jouer et d’avoir enfin du vrai « fun ».
Ce texte a été rédigé par Patrick Ferrero, sans surprise, bénévole expert en gouvernance.
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