La gestion financière d’un organisme à but non lucratif consiste à gérer ses fonds de façon à s’assurer qu’ils sont dépensés conformément aux objectifs du conseil d’administration et à rendre des comptes à cet égard. Il s’agit notamment :
- de gérer de manière générale les ressources de l’organisme, et de façon spécifique de gérer les risques financiers;
- d’approuver le budget;
- de poser les questions nécessaires.
Au sein du conseil d’administration, les administrateurs :
- partagent à parts égales la responsabilité d’exécuter le mandat de l’organisme;
- partagent la responsabilité de la gestion prudente des finances de l’organisme;
- doivent comprendre l’information financière présentée;
- doivent poser des questions s’ils ne comprennent pas quelque chose;
- peuvent demander des éclaircissements;
- peuvent être tenus responsables s’ils ne s’acquittent pas de leurs responsabilités individuelles.
Note : Les membres du conseil peuvent être tenus personnellement responsables des retenues à la source non remises à l’Agence du revenu du Canada. Les membres du conseil peuvent aussi être tenus responsables de la remise de l’impôt sur le revenu, de la TPS et des cotisations retenues au titre du RPC et de l’AE. Les procédures diffèrent selon qu’il s’agisse d’organismes de bienfaisance ou d’organismes à but non lucratif. (canada.ca/fr/agence-revenu.html).
Il est donc nécessaire de déléguer des rôles et des responsabilités à des intervenants à l’interne ou à l’externe pour ainsi s’assurer qu’elles soient réalisées selon les normes légales. Ces titres et cette répartition des tâches peuvent, par ailleurs, varier d’une organisation à l’autre. Voici une façon de déléguer les responsabilités pour exécuter sa gestion financière.
Trésorier
Le trésorier doit assurer la gestion des finances de l’organisme et présenter des rapports au conseil d’administration directement ou par l’entremise du comité des finances.
Les responsabilités suivantes peuvent s’ajouter aux responsabilités que le trésorier assume à titre d’administrateur :
- gérer tous les comptes bancaires;
- surveiller toutes les opérations financières et signer les chèques avec le président ou le directeur général;
- contrôler le budget de l’organisme;
- présenter des rapports sur les finances au conseil d’administration et à l’ensemble des membres;
- préparer tout formulaire financier requis;
- voir à ce que les rapports financiers exigés légalement et statutaires soient produits;
- rédiger les demandes de subventions et gérer les collectes de fonds.
Note : Certains organismes délèguent ces fonctions aux directeurs (coordonnateurs) administratifs.
Comité des finances
Le conseil peut choisir de mettre sur pied un comité des finances pour appuyer le mandat du trésorier et des membres du CA. Il peut inclure dans le mandat du comité certaines responsabilités liées à la vérification.
Le comité pourrait comprendre le trésorier, un membre du conseil d’administration, le DG et le comptable qui se rencontreraient tout au long de l’année.
Il peut notamment être chargé d’examiner les registres et les rapports établis par le trésorier. Le comité examine le budget avant sa présentation au conseil, surveille son exécution et examine les états financiers préparés par les vérificateurs externes.
À la suite de la vérification, le comité recommande au conseil d’approuver ses constatations quant au budget et aux divers rapports de vérification. Les travaux du comité permettent non seulement de protéger l’organisme, mais aussi de rassurer les membres et les donateurs quant à la gestion judicieuse des finances de l’organisme.
Directeur administratif
Il incombe au conseil d’administration de définir le rôle, les responsabilités et les pouvoirs du directeur ou coordonnateur administratif. Celui-ci veille à ce que les politiques financières établies par le conseil d’administration soient suivies. Il est également chargé des opérations financières de l’organisme au jour le jour. Le cas échéant, l’évaluation du directeur devient l’une des responsabilités financières principales du conseil.
Comptable
Le comptable effectue la tenue de livres de l’organisme et réalise certains travaux administratifs associés à la gestion financière. Plus précisément, il :
- Prépare les documents de déclaration annuelle à transmettre aux instances gouvernementales (ex.: Registraire des entreprises);
- Tient à jour la charte de comptes et ajuste les paramètres du système comptable en fonction des directives, politiques de gestion et règles de fonctionnement internes;
- Effectue la tenue de livres et produit les rapports comptables, budgétaires et financiers selon le format et la fréquence établie (incluant les listes de gestion, par exemple la liste des comptes à recevoir, la liste des paiements à effectuer, etc.);
- Réalise les travaux préparatoires à la production des états financiers vérifiés;
- Effectue le classement des registres comptables, la sauvegarde et l’archivage des données comptables;
- Forme le gestionnaire dans l’utilisation du système comptable afin de lui permettre, au besoin, de consulter les données comptables et produire les listes et rapports;
- Suit les directives en matière de contrôle et de vérification;
- Prépare et réalise la saisie des paramètres et des données budgétaires dans le système et apporte les ajustements requis;
- Participe à la production du rapport annuel de gestion;
- Participe à la production des rapports financiers et des documents exigés par les partenaires;
- Prépare la paie des employés et produit les documents requis pour effectuer les remises gouvernementales (retenues à la source);
- Calcule et fait le suivi des taxes à payer et des crédits/retours de taxes;
- Enregistre les transactions reliées à la petite caisse;
- Effectue des analyses de compte et fournit des conseils comptables, budgétaires et financiers;
- Assiste, sur demande, le directeur administratif dans la réalisation de diverses tâches administratives.
À la suite de la prise en charge de ces rôles et responsabilités par les différents intervenants internes et externes, des analyses et des actions en finance, comptabilité et fiscalité peuvent être entreprises afin d’assurer la bonne santé financière de l’organisme.
Que ce soit de se doter de ratios financiers et sociaux, d’évaluer les outils comptables, de réviser la charte comptable, d’analyser les coûts de revient et des indicateurs de performance ou autre mandat, Bénévoles d’Expertise saura écouter le besoin et assigner un bénévole expert.
Texte de M. Denis Lafrance, bénévole expert en finance.