Une rencontre personnalisée entre la coordonnatrice des services et le bénévole expert est tenue afin de :

• Faire connaissance
• Valider l’expertise que le bénévole expert souhaite transférer, ses intérêts et ses disponibilités
• Présenter les services de Bénévoles d’Expertise et le rôle du bénévole expert
• Présenter les différentes étapes du processus de jumelage
• Valider sa participation à la prochaine séance d’information « Découvrir l’univers des OBNL »
• Officialiser son adhésion à Bénévoles d’Expertise

Les bénévoles experts doivent participer à une séance d’information de groupe « Découvrir l’univers des OBNL », afin de mieux saisir le fonctionnement d’un organisme et de bénéficier du témoignage d’un bénévole expert d’expérience. Cette rencontre permet de :

• Sensibiliser le bénévole expert aux différentes réalités des OBNL (les types d’OBNL, les modèles de gouvernance, les rôles des instances en place, leurs principaux défis, etc.)
• Préciser le rôle et les limites du bénévole expert
• Rencontrer d’autres bénévoles experts

• Avant de procéder au jumelage, la coordination vérifie les disponibilités et l’intérêt du bénévole expert.
• Ensuite, elle envoie la proposition de mandat et les documents de l’organisme qui y sont reliés. Si nécessaire, un échange entre la coordination et le bénévole expert a lieu.
• Les coordonnées du bénévole expert sont transmises à l’organisme.
• L’organisme contacte le bénévole expert pour fixer une date de première rencontre.
• À cette rencontre, le bénévole expert et les répondants de l’organisme font connaissance, discutent du mandat et des modes de communication, complètent et signent la convention de mandat et la retournent à Bénévoles d’Expertise.

Tout au long du mandat, la coordination des services de Bénévoles d’Expertise accompagnera les répondants de l’organisme et le bénévole expert, demeurera disponible afin de répondre à toute question ou pallier une situation problématique.

À la fin du mandat, la coordination des services envoie une évaluation de fin de mandat au bénévole expert et au gestionnaire de l’organisation afin :

• de s’assurer de la qualité de suivi offert par Bénévoles d’Expertise
• de mesurer le degré de satisfaction des participants
• d’améliorer le processus, si nécessaire