La comptabilité, pour l’apprécier, il faut la comprendre, mais surtout prendre le temps de l’apprivoiser. Rigueur, logique et constance sont des mots que nos bénévoles experts en comptabilité nous rappellent souvent.
Prologue de Johanne Beauvilliers, directrice générale de la Fondation Dufresne-Gauthier
Une année de grand changement, d’apprentissage et d’incertitude se termine, mais rien n’efface vos obligations comptables. Au contraire, particulièrement cette année, il est essentiel de bien faire comprendre (aux partenaires, aux bailleurs de fonds) votre situation financière, les transformations et l’évolution de vos projets qui étaient en cours avant et pendant les grands bouleversements que la pandémie a créés.
Des chiffres bien expliqués orientent une perception positive de la gestion financière de votre organisme. Mettez-vous dans la peau de celui qui tente de les comprendre.
Avez-vous pensé d’ajouter à vos états financiers une lettre qui permet de compléter et interpréter les chiffres que contiennent vos états financiers ? À la Fondation, nous avons préparé un bref document qui propose les éléments à expliquer dans une lettre de ce type. Nous vous la partageons, peut-être saura-t-elle vous inspirer !
Notre fin d’année arrive à grands pas, sommes-nous prêts, nos tableaux sont-ils à jour ? L’anxiété se pointe !? Vous êtes plusieurs à vous poser des questions.
Nancy Grégoire, bénévole experte en comptabilité, partage ces idées et ces conseils.
Comment être prêt pour la fin d’une année financière ?
Malheureusement, n’attendez pas la fin d’année pour préparer votre dossier de fin d’année. Il est possible de se préparer tout au long de l’année. Vous gagnerez toujours à mettre en place des processus routiniers et à fixer des objectifs de réalisation des travaux à accomplir.
Pistes d’actions :
- Adopter un bon plan comptable, être bien structuré dans la comptabilité.
- Ordonner et classer les documents.
- Mettre à jour les données, les saisir régulièrement autant dans le logiciel comptable que dans les fichiers Excel de suivi.
- Équilibrer les recettes et les dépenses et analyser mensuellement les comptes de bilan et de résultats. Action idéale pour détecter les anomalies et les régler au fur et à mesure.
- Utiliser les fichiers Excel permet de recueillir, concilier et valider des données ainsi que de rédiger des commentaires pertinents.
- S’assurer de comptabiliser les revenus et les dépenses dans les bons comptes de grand livre.
- Effectuer mensuellement la conciliation bancaire et régler les vieux éléments au fur et à mesure.
- Produire mensuellement les États financiers, en discuter et y apporter les ajustements nécessaires.
- Être en conformité avec les approbations, contrôles internes, obligations fiscales (retenues à la source, taxes, production des R1, T4 et CNESST, autres redditions de comptes).
- Effectuer des copies de sécurité pour ne pas perdre des données
- Améliorer les méthodologies de travail pour mieux fonctionner.
- Rassembler au fur et à mesure les documents de fin d’année dans un dossier spécifique.
Quoi faire avec les surplus qui excèdent 25 % des dépenses annuelles ?
Si vous avez des surplus, il s’agit d’une belle occasion pour réfléchir à des projets qui pourront permettre à l’organisme de s’améliorer ou de pérenniser ses services.
Soumettre des projets et en discuter avec le CA pourrait permettre de prévoir des sommes à y engager, et à cette fin, réserver ou affecter une partie des surplus.
- Exemples de projet :
- Créer un fond d’urgence pour l’avenir incertain en justifiant la situation vécue pendant la pandémie.
- Remplacer ou faire une mise à niveau du réseau informatique ou les équipements informatiques afin de pouvoir offrir à l’équipe des outils efficaces et un système plus sécurisé.
- Développer des outils de travail et offrir des formations adéquates à l’équipe pour s’approprier ces nouveaux outils.
- Changer le système comptable pour un système mieux adapté à vos besoins afin d’obtenir des informations financières plus structurées.
- Réviser les conditions de travail et voir à faire un plan pour l’équité salariale ou mettre en place un REER collectif.
- Faire un plan stratégique ou un plan de gestion des risques.
Quelles sont les subventions à recevoir ou à reporter ?
La comptabilisation des subventions cause souvent des maux de tête. Pour cause, car l’enjeu n’est-il pas de veiller à bien gérer ces fonds si précieux. Alors, faut-il les comptabiliser au moment de l’encaissement, les répartir mensuellement ou les inscrire selon les dépenses engagées ?
En fait, étaler les subventions dans le temps permet de constater les excédents ou déficits graduellement, et de constater les excédents ou dépassements de vos projets. Aussi, se fixer des règles de comptabilisation des subventions permet de prendre une position sur la méthode de comptabilisation.
La répartition est une méthode qui demande un mécanisme de suivi, car elle générera des montants à recevoir ou à reporter ainsi que des revenus qui seront inscrits soit sur toute l’année financière ou au même rythme que la comptabilisation des dépenses. Étaler les subventions requiert une bonne méthodologie et une structure en plus d’un suivi rigoureux.
Types de subventions :
- Subventions qui couvrent les charges de fonctionnement
- Subventions qui couvrent des projets ou activités spécifiques
- Subventions qui compensent l’insuffisance de certaines activités qui ne peuvent pas s’autofinancer
- Dons, contributions du public, activités-bénéfice, autres
Vous n’êtes pas seuls ! Faites baisser votre anxiété quant à votre comptabilité en communiquant avec votre coordination des services et en définissant votre besoin. Ensemble, vous conviendrez des moyens et des ressources pour vous accompagner dans la mise en place de bonnes pratiques en comptabilité.
Faire équipe avec votre coordination des services est gagnant pour vous et pour votre organisme.
Bonne préparation de fin d’année financière 2020-2021