ÉTAPES À SUIVRE

ÉTAPES À SUIVRE

ÉTAPES POUR BÉNÉFICIER DES SERVICES

Une rencontre d’environ 2 heures entre l’organisme et la coordination des jumelages permet de :

  • Faire connaissance
  • Comprendre les services de Bénévoles d’Expertise et ses limites : transfert de compétences
  • Comprendre le rôle et les limites du bénévole expert
  • Comprendre le processus de jumelage et les obligations de suivi de l’organisme envers le bénévole expert et Bénévoles d’Expertise
  • Faire une analyse globale du contexte organisationnel de l’organisme (processus de gestion, de gouvernance et de planification)
  • Établir une liste des besoins et des problématiques vécues au sein de l’organisme
  • Bien comprendre la demande et la clarifier au besoin
  • Expliquer les éléments de la convention de mandat
  • Officialiser l’adhésion de l’organisme
  • Clarifier les prochaines étapes du processus de jumelage

Ce document est le résultat de l’analyse de besoins faite par la coordonnatrice des jumelages lors de la première rencontre. Le répondant de l’organisme doit en prendre connaissance, le bonifier au besoin, le présenter à l’ensemble des parties concernées et le retourner à Bénévoles d’Expertise.

Être jumelé à un bénévole expert

  • Le bénévole expert est ciblé par la coordination des jumelages selon son savoir-faire et son savoir-être afin de former un bon duo avec les dirigeants avec qui il aura à travailler.
  • La coordination informe l’organisme que le bénévole expert a accepté et lui envoie ses coordonnées afin de fixer avec lui une date de première rencontre.
  • L’organisme informe la coordination des jumelages de la date de la première rencontre.
  • La coordination des jumelages envoie la convention de mandat à l’organisme et au bénévole expert qu’ils devront compléter et signer ensemble lors de cette rencontre.
  • Première rencontre entre le bénévole expert et l’organisme.
  • La convention de mandat complétée et signée est transmise à la coordination des jumelages.
  • La convention de mandat est signée par la coordination des jumelages et une copie signée de tous est envoyée à toutes les parties.

Tout au long du mandat, la coordination des jumelages de Bénévoles d’Expertise accompagnera le répondant de l’organisme et le bénévole expert, demeurera disponible afin de répondre à toute question ou pallier une situation problématique.

À la fin du mandat, la coordination des jumelages envoie une évaluation de fin de mandat au bénévole expert et à l’organisation afin :

  • de s’assurer de la qualité de suivi offert par Bénévoles d’Expertise.
  • de mesurer le degré de satisfaction des participants.
  • d’améliorer le processus, si nécessaire.

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