PROCÉDURES ET FORMULAIRES

ÉTAPES À SUIVRE

PROCÉDURES POUR BÉNÉFICIER DES SERVICES

Déjà membre organisme

POUR RENOUVELER
POUR DÉPOSER UNE AUTRE DEMANDE D’ACCOMPAGNEMENT
  • Télécharger et compléter ce document
  • Le transmettre à votre coordonnatrice des services de BE

Pour devenir membre organisme et être accompagné

Étape 1 : Adhésion et demande de jumelage
Étape 2 : Analyse des besoins

 

Une rencontre d’environ 2 heures entre l’organisme et la coordination des services de BE permet de :

  • Faire connaissance
  • Comprendre les services de Bénévoles d’Expertise et ses limites : transfert de compétences
  • Comprendre le rôle et les limites du bénévole expert
  • Comprendre le processus de jumelage et les obligations de suivi de l’organisme envers le bénévole expert et Bénévoles d’Expertise
  • Faire une analyse globale du contexte organisationnel de l’organisme (processus de gestion et de gouvernance)
  • Établir une liste des besoins et des problématiques vécues au sein de l’organisme
  • Bien comprendre la demande et la clarifier au besoin
  • Expliquer les éléments de la convention de mandat
  • Officialiser l’adhésion de l’organisme
  • Clarifier les prochaines étapes du processus de jumelage
Étape 3 : Proposition de plan de travail

 

Ce document est le résultat de l’analyse de besoins réalisée par la coordonnatrice des services de BE lors de la première rencontre. Le répondant de l’organisme doit en prendre connaissance, le bonifier au besoin, le présenter à l’ensemble des parties concernées et le retourner à Bénévoles d’Expertise.

Étape 4 : Jumelage

 

Être jumelé à un bénévole expert

  • Le bénévole expert est ciblé par la coordination des services de BE selon son savoir-faire et son savoir-être afin de former un bon duo avec les dirigeants avec qui il aura à travailler.
  • La coordination informe l’organisme que le bénévole expert a accepté et lui envoie ses coordonnées afin de fixer avec lui une date de première rencontre.
  • L’organisme informe la coordination des services de BE de la date de la première rencontre.
  • La coordination des services de BE envoie la convention de mandat à l’organisme et au bénévole expert qu’ils devront compléter et signer ensemble lors de cette rencontre.
  • Première rencontre entre le bénévole expert et l’organisme.
  • La convention de mandat complétée et signée est transmise à la coordination des services de BE.
Étape 5 : Accompagnement et évaluation

 

Tout au long du mandat, la coordination des services de Bénévoles d’Expertise accompagnera le répondant de l’organisme et le bénévole expert, demeurera disponible afin de répondre à toute question ou pallier une situation problématique.

À la fin du mandat, la coordination des services de BE envoie une évaluation de fin de mandat au bénévole expert et à l’organisation afin :

  • de s’assurer de la qualité de suivi offert par Bénévoles d’Expertise.
  • de mesurer le degré de satisfaction des participants.
  • d’améliorer le processus, si nécessaire.